Miesiąc: Sierpień 2016

Być może słyszałeś o tzw. Planie Morawieckiego, czyli pakiecie „100 zmian dla firm” ministra rozwoju, które w założeniu mają znacząco ułatwić funkcjonowanie i rozwój polskich przedsiębiorstw. Elementem tych zmian jest nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, znajdująca się obecnie na etapie konsultacji publicznych. Tak więc nowe przepisy jeszcze nie obowiązują i mogą ulec zmianie, ale warto już dziś zapoznać się z projektem, by nie dać się mu zaskoczyć, gdy uzyska „pełnię mocy”. Zwłaszcza, że ostatnio okresy dzielące uchwalenie nowego prawa od jego wejścia w życie uległy znacznemu skróceniu. Wszystko dzieje się w mega tempie 😉

Co w takim razie czeka spółki po 1 stycznia 2017 r. (projektowany termin wejścia w życie nowelizacji)? Zmiany obejmą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) i spółki akcyjne (S.A.), a więc jedne z najpopularniejszych spółek prawa handlowego w naszym kraju.

Najważniejsze zmiany to:

  • dodanie nowego koniecznego elementu umowy spółki i statutu, jakim jest określenie kadencji członków organów spółki – zmiana nie tylko postulowana w doktrynie i orzecznictwie, lecz rzeczywiście istotna, ponieważ do tej pory nierzadko trudno było ustalić, w jakim momencie kończy się kadencja członków organów danej spółki. Zetknąłem się ze spółkami, w których nikt nie miał świadomości, że kadencja członków organów wygasła… I dopóki sprawą nie zajął się prawnik, osoby pełniące w spółce kluczowe funkcje wykonywały swoje zadania, pomimo że formalnie nie zajmowały już żadnych stanowisk. Nowelizacja przepisów powinna ograniczyć takie przypadki.
  • zwiększenie uprawnień wspólników mniejszościowych w sp. z o.o. – po zmianie prawa wspólnicy reprezentujący zaledwie 1/20 (a nie 1/10, jak dotąd) kapitału zakładowego będą mogli żądać umieszczenia w porządku obrad najbliższego zgromadzenia wspólników określonych przez nich spraw. Żądanie takie wystarczy zgłosić na dzień przed planowanym terminem zgromadzenia. Jednakże dla skuteczności realizacji tego uprawnienia niezbędny będzie upływ 2 tygodni od zgłoszenia żądania, bo tyle czasu będzie miał zarząd, aby zwołać zgromadzenie z porządkiem obrad wskazanym przez wspólników. Dopiero brak reakcji zarządu w tym terminie pozwoli na skuteczne zwrócenie się do sądu o upoważnienie wspólników mniejszościowych do samodzielnego zwołania zgromadzenia.
  • usunięcie obowiązku umieszczania danych założycieli spółki w statucie S.A.
  • usunięcie obowiązku umieszczania na dokumencie akcji pieczęci S.A. – obecnie obowiązujące przepisy wymagają, by na każdym dokumencie akcji znajdowała się m.in. pieczęć spółki akcyjnej. Jednakże – jak wskazano w uzasadnieniu projektu ustawy – obecnie pieczęć firmową może uzyskać każdy i nie gwarantuje już ona zwiększenia bezpieczeństwa obrotu. Od siebie mogę dodać, że gdy zamawiasz pieczątkę firmową, to nikt w żaden sposób nie weryfikuje, czy reprezentujesz daną firmę i czy masz z nią cokolwiek do czynienia. Składasz zamówienie, a za chwilę odbierasz gotową pieczątkę. Tyle w temacie. Oczywiście nieuprawnione posługiwanie się pieczęcią firmową stanowi przestępstwo, ale to już konsekwencja jej użycia. Natomiast firmy produkujące pieczątki nie pilnują, czy masz do nich prawo czy nie. Stąd obowiązek odbijania pieczęci na dokumencie akcji rzeczywiście można uznać za zbędny i zbyt formalistyczny, biorąc pod uwagę, że jego brak powoduje obecnie tak dotkliwy skutek – nieważność dokumentu akcji.
  • zmiana terminu podejmowania uchwały o przesunięciu dnia dywidendy w S.A. – po zmianie uchwała powinna zostać podjęta na walnym zgromadzeniu, na którym uchwalona została kwota przeznaczona do podziału między akcjonariuszy (a nie na zwyczajnym walnym zgromadzeniu, jak jest obecnie).
  • zwiększenie transparentności publicznych spółek akcyjnych – po nowelizacji w spółce publicznej niezbędne będzie zaznaczanie w protokole, że zachodzi sytuacja konfliktu interesów spółki z interesami członka jej zarządu (lub jego bliskich), w związku z którą wstrzymał się on od rozstrzygania danej sprawy. Na chwilę obecną, informację taką zamieszcza się w protokole tylko na żądanie tego członka zarządu. Zmianie ulegnie również termin dokonywania ogłoszeń o walnym zgromadzeniu spółki publicznej – ogłoszenia trzeba będzie dokonywać co najmniej na 30 dni (a nie 26, jak obecnie) przed planowanym terminem zgromadzenia. Ma to zbliżyć standardy ochrony akcjonariuszy mniejszościowych w Polsce do najwyższych w Europie, obowiązujących m.in. w Danii i we Francji. Osobiście uważam, że te kilka dni więcej nie ma aż tak wielkiego znaczenia, chociaż oczywiście zawsze to trochę więcej czasu na reakcję i przygotowanie się do zgromadzenia.

Mam nadzieję, że powyższe opracowanie przybliżyło Ci zmiany, jakie szykują się w zakresie funkcjonowania spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i spółek akcyjnych. Jeżeli masz jakieś pytania, lub opinię na temat projektowanych zmian – daj znać w komentarzu. Chętnie poznam Twoje zdanie.

Aktualizacja: ustawa została uchwalona w brzmieniu dalece odbiegającym od projektu – szczegóły zmian w Kodeksie spółek handlowych omówiłem na blogu.

Jak może czytałeś w zakładce o blogu, moją osobistą misją jest podnoszenie świadomości prawnej przedsiębiorców i pokazywanie im, jak prawidłowo prowadzić działalność gospodarczą z uwzględnieniem obowiązków określonych przepisami prawa. Staram się przekazywać klientom dobre praktyki, a dzięki blogowi mogę to robić na szerszą skalę. Dziś chciałbym opowiedzieć Ci o informacjach, jakie zgodnie z prawem powinieneś zamieszczać w większości dokumentów swojej spółki. Nie tylko dlatego, że za brak ich podawania grozi grzywna do 5 000 zł, lecz również dla wiarygodności w oczach osób, z którymi współpracujesz.

Na spółkach wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS (ale też na spółkach cywilnych, których tam nie znajdziemy, jak i na niektórych innych podmiotach) ciążą pewne minimalne obowiązki informacyjne w zakresie pism papierowych i elektronicznych wymienianych z kontrahentami i klientami.

Przepisy dotyczące informacji, jakie powinny znaleźć się w pismach spółki, rozsiane są po kilku różnych ustawach, i choć w większości się pokrywają, to oczywiście zdarzają się istotne wyjątki. Poniżej wyjaśnię Ci co i jak, żebyś mógł prawidłowo oznaczać swoje pisma.

Kodeks spółek handlowych wskazuje, że każda spółka kapitałowa (a więc spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna) oraz spółka komandytowo-akcyjna, powinny w swoich wszelkich pismach i zamówieniach handlowych, a także na stronie internetowej spółki, podawać następujące dane:

  1. firmę spółki, jej siedzibę i adres – przez firmę należy oczywiście rozumieć to, co potocznie określa się „nazwą firmy”, a przez siedzibę miejscowość, w której ma siedzibę zarząd spółki,

  2. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru – chodzi o sąd rejestrowy, w którym zarejestrowałeś spółkę i „numer KRS”, jaki został jej przydzielony.

  3. numer identyfikacji podatkowej (NIP)

  4. wysokość kapitału zakładowego – przy spółce akcyjnej i spółce komandytowo-akcyjnej trzeba również podać, w jakiej wysokości kapitał zakładowy został faktycznie wpłacony (na ogół będzie to kwota identyczna z wysokością kapitału zakładowego). Nieco inaczej jest ze spółką z o.o., której umowę zawarto przy wykorzystaniu tzw. „wzorca umowy” – do czasu pokrycia kapitału zakładowego należy dodatkowo podawać, że wkłady na kapitał nie zostały wniesione.

Przez pisma i zamówienia handlowe należy rozumieć m. in. faktury, noty księgowe, pisma reklamacyjne, umowy, a nawet e-maile służbowe.

Natomiast w przypadku spółek osobowych oraz innych podmiotów wpisanych do KRS (np. stowarzyszeń i fundacji) powinny one w swoich pismach kierowanych do oznaczonych adresatów (a więc wskazanych z nazwy, imienia i nazwiska itp.) podawać:

  1. firmę lub nazwę

  2. oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności

  3. siedzibę i adres

  4. numer identyfikacji podatkowej (NIP)

  5. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja rejestrowa podmiotu oraz numer, pod którym jest on wpisany do rejestru

Powyższe wyliczenie wynika z ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Przy czym przepis pozwala spółkom osobowym (i tylko im) nie podawać ww. informacji w pismach kierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych. Chodzi tu o kontakty ciągłe lub powtarzalne, będące przeciwieństwem kontaktów sporadycznych.

Z przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wynika zaś obowiązek posługiwania się przez każdego przedsiębiorcę (wpisanego do KRS, ale też do CEIDG) numerem NIP w obrocie prawnym i gospodarczym, zwłaszcza w kontaktach z urzędami. Ta sama ustawa przewiduje też obowiązek podawania w reklamach i ofertach każdego przedsiębiorcy jego firmę, NIP, siedzibę i adres.

W praktyce więc, aby uniknąć ryzyka pominięcia jakiejś informacji, warto nie rozgraniczać ofert od umów etc. – tylko po prostu we wszystkich pismach papierowych i elektronicznych każdej spółki podawać co najmniej: firmę, siedzibę i adres, oznaczenie sądu i numer KRS, NIP, oraz kapitał zakładowy. Warto umieścić ww. dane na papierze firmowym, w stopce wiadomości e-mail, lub na firmowej pieczątce.

Jeżeli informacji tych jednak zabraknie – sąd rejestrowy może nałożyć na osoby odpowiedzialne (na ogół zarząd) grzywnę w wysokości do 5 000 zł. Prof. Andrzej Kidyba w swoim komentarzu wskazuje również na ryzyko jednoczesnego popełnienia czynu zabronionego, polegającego na przedstawianiu nieprawdziwych danych, za co grozi nawet kara pozbawienia wolności do lat 2. Jednak z różnych względów trudno zgodzić się z taką interpretacją przepisów, i co do zasady nie znajduje ona potwierdzenia u innych komentatorów.

W poprzednim wpisie, poświęconym konsekwencjom odbycia zgromadzenia wspólników po terminie, wspomniałem o sprawozdaniach finansowych spółki. Nie bez powodu, ponieważ jedną z podstawowych spraw, podejmowanych w czasie zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki, jest rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy. Jest to niezbędny punkt corocznego zgromadzenia wspólników wszystkich spółek prawa handlowego (osobowych i kapitałowych), wymagany przez prawo.

Nie przeprowadzenie zgromadzenia wspólników w terminie powoduje automatycznie, że spółka narusza również przepisy dotyczące obowiązków związanych ze sprawozdaniami finansowymi. Jest to jednak temat na tyle obszerny, iż wymaga odrębnych wpisów. Dziś pierwszy z nich – o terminach, jakie wiążą się ze sprawozdaniami finansowymi spółek. Kolejny będzie poświęcony odpowiedzialności za naruszenie obowiązków związanych ze sprawozdaniami. Temat jest z pogranicza rachunkowości i podatków, a więc wymaga nieco skupienia – przy czym warto poświęcić mu chwilę, bo dotyczy niemalże każdej spółki, również Twojej.

Przechodząc do rzeczy, ustawa o rachunkowości stanowi, że rachunkowość jednostki (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) obejmuje m.in. poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa. Już na pierwszy rzut oka widać, że obowiązków związanych ze sprawozdaniami finansowymi jest wiele. Na dziś uwierz mi również, że za ich naruszenie grożą dotkliwe sankcje, o których wkrótce napiszę.

Poddawanie sprawozdań badaniu (przez biegłego rewidenta) nie dotyczy większości spółek, podobnie jak sporządzanie skonsolidowanych sprawozdań finansowych, stąd we wpisie skoncentruję się na pozostałych obowiązkach.

Po pierwsze więc, sprawozdanie finansowe należy sporządzić, i zrobić to w określonym terminie. Sprawozdanie sporządza się „na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (…) oraz na inny dzień bilansowy”. Co to oznacza w praktyce? Ustawa określa wiele momentów, kiedy trzeba sporządzać sprawozdania, ale do najczęstszych należy dzień kończący rok obrotowy. O roku obrotowym pisałem już tutaj, ale przypomnę, że rok obrotowy zazwyczaj jest określony w umowie spółki i zazwyczaj odpowiada rokowi kalendarzowemu (w dalszej części wpisu przyjmuję taką właśnie sytuację i według niej liczę terminy). Ponieważ ustawa mówi, że księgi rachunkowe należy zamknąć najpóźniej w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, to w praktyce mamy 3 miesiące od końca roku na zamknięcie ksiąg rachunkowych i sporządzenie sprawozdania finansowego spółki.

Wystarczy, że zapamiętasz jedno – na ogół sprawozdanie finansowe spółki należy sporządzić do końca marca kolejnego roku kalendarzowego. Kolejnego, ponieważ sprawozdanie finansowe dotyczy minionego roku, np. roku 2015, a więc sprawozdanie za 2015 rok należy sporządzić w terminie do końca marca 2016 r.

W porządku, wiemy już do kiedy musi powstać i zostać podpisane gotowe sprawozdanie. Następnie sprawozdanie należy przedstawić organom spółki, zgodnie z przepisami prawa i postanowieniami umowy spółki lub jej statutu (który też jest umową spółki, ale przy spółkach akcyjnych posługujemy się nazwą „statut”). Takim organem zazwyczaj jest rada nadzorcza spółki oraz jej wspólnicy (lub akcjonariusze).

Sprawozdanie finansowe należy również zatwierdzić, w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, co w praktyce zazwyczaj oznacza termin do końca czerwca kolejnego roku. Czyli sprawozdanie finansowe za 2015 rok powinno zostać zatwierdzone w terminie do końca czerwca 2016 r. Jak już wiesz z tego wpisu, jest to również termin na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników, które powinno zająć się rozpatrzeniem i zatwierdzeniem sprawozdania. Zbieżność terminów nie jest więc przypadkowa 😉

Jeszcze przed odbyciem zgromadzenia i zatwierdzeniem sprawozdania, najpóźniej na 15 dni przed terminem zgromadzenia, sprawozdanie finansowe należy udostępnić wspólnikom spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i akcjonariuszom spółki akcyjnej.

Z kolei już po zatwierdzeniu sprawozdania, kierownik jednostki (w spółce będzie nim zazwyczaj zarząd spółki) zobowiązany jest do złożenia do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdania finansowego z odpisem uchwały zatwierdzającej sprawozdanie oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty. Złożenie dokumentów następuje na specjalnym urzędowym formularzu w sądzie rejestrowym właściwym dla spółki. Na złożenie sprawozdania do sądu spółka ma 15 dni liczonych od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Zakładając więc, że zgromadzenie odbyło się w ostatnim możliwym momencie, sprawozdanie powinno zostać złożone w sądzie w terminie do 15 lipca kolejnego roku, np. 15 lipca 2016 r.

Sprawozdanie finansowe wraz z odpisem uchwały zatwierdzającej to sprawozdanie należy złożyć także w Urzędzie Skarbowym spółki, w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Jak więc widzisz, na spółkach prawa handlowego spoczywa wiele obowiązków księgowo-rachunkowych, których dopilnowanie wymaga czasu i skrupulatności, a przy tym wiedzy – jak zrobić to prawidłowo i zgodnie z prawem. Gdy to się nie uda, grożą Ci poważne sankcje, o których napiszę niebawem. Z powodu obszerności wpisu nie wspomniałem w nim o sprawozdaniach z działalności jednostki, które co do zasady należy sporządzać i składać razem ze sprawozdaniami finansowymi. Ale i na to przyjdzie czas 🙂

Mamy już sierpień, a więc dzisiejszy wpis jest bardzo „na czasie”, ponieważ chciałbym Ci opowiedzieć o konsekwencjach odbycia zgromadzenia wspólników po terminie (dotyczy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), czy też walnego zgromadzenia po terminie (dotyczy spółki akcyjnej i spółki komandytowo-akcyjnej).

Bardzo często się zdarza, że termin na zwołanie i odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników lub zwyczajnego walnego zgromadzenia – mija niepostrzeżenie. Możesz zapytać, jak to się dzieje, skoro to jeden z podstawowych obowiązków każdej spółki kapitałowej? A może sam jesteś w sytuacji, gdy czas minął, i jakoś Cię to nie dziwi… W każdym razie, pewnie zachodzisz w głowę, czy odbycie zgromadzenia po terminie lub nie odbycie go wcale, powoduje jakieś negatywne skutki dla spółki lub dla Ciebie samego? Odpowiedź – to zależy.

Od kilku czynników. Ale zanim do nich przejdziemy ustalmy najpierw – w jakim terminie powinno odbyć się zgromadzenie.

Przepisy Kodeksu spółek handlowych wyraźnie wskazują, że zwyczajne zgromadzenia spółek kapitałowych (i spółki komandytowo-akcyjnej, zwanej spółką hybrydową, a więc łączącą cechy spółek kapitałowych i spółek osobowych) powinny odbyć się w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Definicja roku obrotowego zależy od treści umowy spółki, ale zazwyczaj rok obrotowy odpowiada po prostu rokowi kalendarzowemu. W takim przypadku zwyczajne zgromadzenie powinno odbyć się najpóźniej do końca czerwca każdego roku.

Czym jest zwyczajne zgromadzenie? Zgromadzenia dzielą się na zwyczajne i nadzwyczajne. Zwyczajne zgromadzenie musi się odbyć co roku, w powyższym terminie, natomiast zgromadzenia nadzwyczajne mogą zostać zwołane, ale nie muszą. Ponadto tylko na zwyczajnym zgromadzeniu podejmowane są pewne bardzo istotne dla funkcjonowania spółki uchwały (ale o nich innym razem).

Wiemy już więc, czym są zwyczajne zgromadzenia i do kiedy muszą być zwoływane. „Muszą”, bo choć przepis posługuje się słowem „powinny”, to wynika to tylko z pewnej tradycji pisania tekstów prawnych. Powinność oznacza jednak przymus.

Co w takim razie, gdy termin upłynął?

Najlepiej jak najszybciej zwołać i odbyć zgromadzenie. Będzie spóźnione, to fakt, a tym samym będzie wadliwe – jednak wadliwość nie jest równoznaczna z nieskutecznością, czy też nieważnością zgromadzenia i podjętych na nim uchwał wspólników. Co do zasady.

Mówiąc bowiem o konsekwencjach odbycia zgromadzenia po terminie trzeba wskazać na trzy zagrożenia:

  1. możliwość wytoczenia przeciwko spółce powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały – warunkiem powództwa jest podjęcie przez wspólników uchwały sprzecznej z ustawą, a więc naruszającej prawo. Podejmowanie uchwał na zgromadzeniu odbytym po terminie samo w sobie narusza prawo. Na szczęście jednak Sąd Najwyższy w swoim orzecznictwie ograniczył skuteczność ww. powództwa – wskazując, że tylko wtedy spóźnione uchwały można uznać za nieważne, gdy spóźnienie miało wpływ na ich treść. A więc powód musi udowodnić, że odbycie zgromadzenia po terminie wpłynęło na treść podejmowanych na nim uchwał.

  1. możliwość nałożenia grzywny na członków zarządu i likwidatorów spółki – przepisy Kodeksu spółek handlowych przewidują sankcję mającą na celu zdyscyplinowanie członków zarządu spółki do zwołania zgromadzenia. Zarówno gdy zgromadzenie powinno się odbyć z powodu przepisu ustawy, postanowienia umowy spółki, lub też żądania zgłoszonego przez uprawnione osoby. Sąd rejestrowy może nałożyć grzywnę na każdą odpowiedzialną osobę w wysokości nawet do 20 000 zł. Jest to odpowiedzialność cywilna, do której stosuje się przepisy postępowania cywilnego, jednakże łączy w sobie cechy odpowiedzialności karnej w szerokim znaczeniu – i zgodnie z najnowszą uchwałą Sądu Najwyższego dla nałożenia grzywny niezbędne jest wykazanie winy umyślnej członków zarządu w niezwołaniu zgromadzenia na czas.

  1. możliwość ponoszenia odpowiedzialności wobec spółki za wyrządzoną jej szkodę – warunkiem tej odpowiedzialności jest faktyczne wyrządzenie szkody spółce z powodu opóźnienia w odbyciu zgromadzenia, wynikającego z winy zarządu lub likwidatora.

Jak wysokie jest ryzyko, że któraś z powyższych sytuacji rzeczywiście nastąpi? Raczej niewielkie. Trudno wykazać wpływ opóźnienia na treść podjętych uchwał, podobnie jak fakt wyrządzenia szkody spółce. A sądy rejestrowe rzadko nakładają grzywnę, bo zwyczajnie nie mają czasu na kontrolowanie wszystkich spółek. Niewykluczone jednak, że wspólnik mniejszościowy, lub wierzyciel spółki zawiadomi sąd o sytuacji. I poprosi o nałożenie grzywny z urzędu. W pewnych zaś okolicznościach zwłoka w odbyciu zgromadzenia faktycznie może wyrządzić szkodę i wpłynąć na treść uchwał.

Dlatego też osobiście, radzę Ci pilnować terminów zwyczajnych zgromadzeń w Twojej spółce, zwłaszcza gdy jesteś członkiem zarządu lub likwidatorem. A jeżeli już – z różnych względów, które przecież się zdarzają – nie dotrzymasz terminu, to po prostu… napraw sytuację jak najszybciej. Bo po co ryzykować? Zwłaszcza, że terminowe odbywanie zgromadzeń, a co za tym idzie – składanie w sądzie wymaganych dokumentów (sprawozdań finansowych etc.) – pomaga zbudować zaufanie kontrahentów i klientów. Myślę, że warto.

PS Nie odbycie zgromadzenia na czas powoduje jednak naruszenie przepisów dot. sporządzania sprawozdań finansowych (i często poważne konsekwencje), ale o tym napiszę innym razem 😉 (aktualizacja – temat poruszyłem w tym wpisie).