Miesiąc: Wrzesień 2016

Jeżeli dopiero nosisz się z zamiarem założenia spółki dla prowadzenia działalności gospodarczej lub też planujesz ekspansję swojego biznesu i utworzenie nowych podmiotów prawa handlowego, z pewnością powinna zainteresować Cię możliwość założenia spółki przez internet. Żyjemy bowiem w epoce ciągłego niedoczasu i warto korzystać ze wszystkich udogodnień prawnych, pozwalających na szybsze, prostsze, wygodniejsze i tańsze prowadzenie Twojej firmy. Jak być może wiesz z lektury innego mojego bloga informatyzacja w coraz większym stopniu wkracza do sądów i postępowań egzekucyjnych. Podobnie dzieje się na gruncie Kodeksu spółek handlowych i to już od jakiegoś czasu. Dziś chciałbym zachęcić Cię do skorzystania z tych możliwości. Jak więc założyć spółkę przez internet?

Przez internet możesz założyć trzy rodzaje spółek handlowych: spółkę jawną, spółkę komandytową oraz spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Każda ze spółek charakteryzuje się innymi cechami, własnymi plusami i minusami dla prowadzenia określonej działalności. W przyszłości przedstawię je na blogu. Teraz zapamiętaj, że tylko trzy powyższe spółki można założyć nie wychodząc z domu, najlepiej siedząc przy stole z rozpisanymi założeniami biznesowymi i kubkiem gorącej kawy.

W tym celu należy założyć konto na portalu Ministerstwa Sprawiedliwości i wybrać rodzaj spółki, jaka ma być założona. Jest to tzw. rejestracja spółki w trybie S-24 (w systemie teleinformatycznym), przy wykorzystaniu wzorca umowy. Po wskazaniu wszystkich wymaganych danych i wypełnieniu odpowiednich pól wniosek trzeba będzie podpisać.

Normalnie, zakładając spółkę tradycyjnie, musiałbyś sporządzić, wydrukować i podpisać umowę spółki, lub też spotkać się w tym celu z notariuszem i złożyć podpis w jego obecności. Następnie musiałbyś wypełnić na odpowiednim formularzu wniosek do sądu rejestrowego, aby spółkę zarejestrować w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Cała wygoda rejestracji spółki przez internet sprowadza się do tego, że nie musisz niczego drukować, spotykać się z notariuszem, ani składać wniosków na formularzach. Wystarczy wypełnić pola interaktywnego formularza, zobaczyć wygenerowaną przez system umowę, a całość podpisać – elektronicznie. Jak? To zależy od rodzaju spółki.

Umowę spółki jawnej i spółki komandytowej możesz podpisać przy użyciu tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Przed wykorzystaniem tych form podpisywania dokumentów na odległość musisz uzyskać taką możliwość – w przypadku bezpiecznego podpisu elektronicznego zakupić ten podpis od wybranego dostawcy (jest to więc opcja płatna), a w przypadku profilu ePUAP wypełnić przez internet wniosek o założenie profilu i udać się do niemalże dowolnego urzędu, aby potwierdzić swój wniosek własnoręcznym podpisem. Profil zaufany ePUAP jest całkowicie darmowy i wystarczy przedłużyć go raz na 3 lata, żeby cieszyć się bezpłatnie możliwością załatwiania szeregu spraw urzędowych i firmowych przez internet. Zakres usług dostępnych przez platformę ePUAP stale się zwiększa. Osobiście założyłem profil zaufany wiele lat temu, jak tylko pojawiła się taka możliwość, i od tamtej pory często z niego korzystam. Przykładowo własną działalność gospodarczą – kancelarię radcowską – założyłem właśnie w ten sposób, bez wychodzenia z domu. Dlatego również i Tobie polecam wybór tej właśnie formy podpisania umowy spółki zakładanej przez internet.

Z kolei umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podpiszesz nawet prościej, bo wykorzystując tzw. zwykły podpis elektroniczny (uwaga! zmiana przepisów, czytaj dalej na czerwono). Różni się on od bezpiecznego podpisu elektronicznego i platformy ePUAP tym, że nie musisz zakładać żadnych profili ani wykupywać żadnych podpisów. W ogóle nie musisz nic robić. Po wypełnieniu wniosku o założenie spółki wystarczy podać swoje dane, takie jak numer PESEL, aby skutecznie ją podpisać. Podane przez Ciebie dane zostaną zweryfikowane w bazie PESEL i w przypadku ich zgodności – umowa zostanie skutecznie podpisana.

Z czego wynika ta różnica? Ustawodawca chciał możliwie uprościć zakładanie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, aby upowszechnić elektroniczną formę ich rejestracji. Jak się jednak okazało, zdarzają się przypadki nadużyć i rejestrowania spółek na inne osoby, zupełnie niezwiązane z osobą wypełniającą wniosek online. Wystarczy bowiem znać czyjeś imię i nazwisko oraz PESEL, żeby podszyć się pod niego i założyć w jego imieniu spółkę. Warto o tym pamiętać, bo kradzież tożsamości zdarza się coraz częściej i może być naprawdę dotkliwa, a wiele osób nie traktuje chociażby swojego numeru PESEL z odpowiednią ostrożnością.

Wspomniane nadużycia spowodowały, że trwają prace nad zmianą przepisów i ujednoliceniem zasad podpisywania wszystkich umów spółek przez internet. W związku z tym w przyszłości również spółka z ograniczoną odpowiedzialnością być może będzie podpisywana przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP. Moim zdaniem to dobry postulat, bo wcale nie ogranicza tak bardzo swobody zakładania spółek, a wyraźnie zwiększa bezpieczeństwo nas wszystkich i obrotu prawnego. W końcu jednorazowa wizyta w urzędzie, by od ręki potwierdzić własnoręczny podpis, nie kosztuje zbyt wiele, a raz założony profil zaufany przyda się wielokrotnie.

Aktualizacja – w dniu 13 lipca 2017 r. wejdzie w życie zmiana, o której pisałem. Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością będzie można założyć tylko przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP.

Dlaczego warto założyć spółkę przez internet? Z co najmniej 3 powodów:

1. prostota – wystarczy wypełnić jeden formularz online, zamiast samodzielnie pisać umowę spółki, która musi spełniać określone wymogi prawne i zawierać niezbędne dane. A w systemie S-24 otrzymujesz gotowy wzór standardowej umowy. Oczywiście nie jest to najlepsze rozwiązanie, bo żaden wzór nie oddaje specyfiki danej branży, oczekiwań wspólników spółki, ani zasad zarządzania spółką i jej reprezentacji. Twój radca prawny dosotosowałby umowę spółki do Ciebie i byłaby ona jak garnitur szyty na miarę. Natomiast wzór umowy na portalu Ministerstwa jest jak garnitur masowej produkcji – gorzej leży, ale dostępny jest od ręki i również spełni swoje zadanie.

2. wygoda i szybkość – wszystko można załatwić w krótkim czasie i nie wychodząc z domu, a reszta zadzieje się automatycznie.

3. oszczędność pieniędzy – umowy spółki komadytowej i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymagają formy aktu notarialnego. Zakładając spółkę przez internet nie musisz zachować tej formy, a więc odpada Ci koszt usług notarialnych. Ponadto, wniosek o założenie spółki przez internet wymaga uiszczenia opłaty sądowej w wysokości 250 zł (a nie 500 zł jak w przypadku tradycyjnego wniosku do KRS). Tańsze są również wnioski dotyczące zmiany umowy spółki (200 zł zamiast 250 zł).

Jak więc widzisz powyżej, założenie spółki przez internet oznacza znaczną oszczędność czasu i pieniędzy, a przecież w firmie, zwłaszcza na samym początku, liczy się każdy grosz. Dodatkowo masz powód, by założyć profil zaufany ePUAP, który przyda Ci się w przyszłości. Stąd gorąco Ci polecam tę formę założenia własnej spółki, o ile tylko uznasz taką typową, uniwersalną umowę za wystarczającą na potrzeby Twojej działalności. W przeciwnym razie skorzystaj z pomocy profesjonalisty, bo na dłuższą metę odpowiednie postanowienia umowy spółki mogą okazać się kluczowe, zwłaszcza gdy spółka osiąga duże przychody lub wspólnicy chcą podzielić się zakresem obowiązków.

Udanego weekendu Ci życzę i wielu sukcesów biznesowych na nowej drodze „przedsiębiorczego” życia!

W dzisiejszym wpisie chciałbym Ci opowiedzieć co nieco o Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG), i o tym, dlaczego warto na bieżąco go przeglądać i śledzić pojawiające się w nim ogłoszenia dotyczące Twoich kontrahentów, klientów i dłużników. MSiG jest ogólnopolskim dziennikiem urzędowym, a więc „miejscem”, w którym pojawiają się informacje wymagane przez prawo, aby umożliwić wszystkim zainteresowanym szybki i łatwy dostęp do kluczowych danych o innych podmiotach handlowych działających na rynku.

Ponieważ przepisy często wymagają, by o pewnych istotnych zdarzeniach w działalności spółek (i nie tylko) informować zainteresowane podmioty, przyjęto pewną fikcję prawną – domniemanie powszechnej znajomości treści opublikowanych w Monitorze. Dlatego też, gdy prawo przewiduje, że coś należy ogłosić w MSiG i obowiązek ten został spełniony, to nikt nie może podnosić, że o sprawie nie wiedział. Założenie jest bowiem takie, że każdy z nas zna wszystkie ogłoszenia zawarte w MSiG, i śledzi je na bieżąco. Jeżeli ich nie znasz – czynisz to na własne ryzyko.

Rozwiązanie dosyć brutalne, ale jednocześnie niezbędne dla umożliwienia funkcjonowania obrotu prawnego na rynku i chyba dosyć kompromisowe, biorąc pod uwagę, że Monitory dostępne są bezpłatnie i online na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Alternatywą, czasami wskazywaną w przepisach, jest publikowanie ogłoszeń w prasie, poczytnej na obszarze kraju lub tylko w prasie lokalnej. Osobiście wolę na bieżąco sprawdzać jedną darmową i łatwą do znalezienia „tablicę ogłoszeń”, jaką jest MSiG, niż wydawać pieniądze i kartkować kilka ogólnokrajowych dzienników.

Pierwszy Monitor ukazał się już w 1996 r. i mimo różnych zmian przepisów nadal stanowi główne źródło oficjalnych informacji o tym, co dzieje się na rynku. I choć ustawa stanowi, że Monitor wydaje się w miarę potrzeby, nie rzadziej jednak niż raz w miesiącu, to od dawna ukazuje się on praktycznie codziennie.

Co publikuje się w MSiG?

  • niemalże wszystkie wpisy do Krajowego Rejestru Sądowego (publikuje się je zaraz po wpisaniu zmian do KRS),
  • obwieszczenia i ogłoszenia wymagane przez odrębne ustawy, takie jak Kodeks spółek handlowych, ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym, Kodeks postępowania cywilnego itd.,
  • obwieszczenia i ogłoszenia wymagane przez Prawo upadłościowe i Prawo restrukturyzacyjne.

Zamieszczanie treści w Monitorze podlega opłacie na rzecz budżetu państwa. W przypadku ogłaszania zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym opłata jest co do zasady stała i w wysokości 100 zł, natomiast gdy odrębne przepisy nakazują publikację w MSiG jakiegoś konkretnego ogłoszenia, to zazwyczaj wnioskodawca uiszcza opłatę za każdy pojedynczy znak w jego treści. Jeden znak kosztuje obecnie 0,70 zł. Opłatę za ogłoszenie wpisów w KRS płaci się na rachunek bieżący dochodów sądu, w którym składa się wniosek o zmianę wpisu w rejestrze. Za inne ogłoszenia płaci się na rachunek Ministerstwa Sprawiedliwości.

Jakie znaczenie dla Twojej spółki ma MSiG?

  • znajdziesz w nim informacje o postępowaniu upadłościowym i restrukturyzacyjnym swoich kontrahentów, klientów i dłużników – o wydaniu postanowienia o ogłoszeniu upadłości, o sporządzeniu listy wierzytelności, o możliwości przeglądania planu podziału etc. Prawo upadłościowe ma to do siebie, że zawiera wiele terminów na dokonanie określonych czynności, które biegną zazwyczaj właśnie od dnia opublikowania ogłoszenia w Monitorze. Tak więc świadomość opublikowania wezwania wierzycieli do zgłaszania ich roszczeń, czy też informacji o czasie na wniesienie sprzeciwu co do nie uznania wierzytelności przez właściwe organy postępowania upadłościowego – mają kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa Twojej firmy i możliwości odzyskania nieraz bardzo dużych pieniędzy,
  • w Monitorze zamieszcza się również informacje o podziale, łączeniu i przekształceniach spółek, o emisji nowych akcji, a przede wszystkim – o likwidacji spółki. Wiedza o tym, co dzieje się w firmie dłużnika czy kontrahenta może być niezbędna dla skutecznego reagowania na pojawiające się zagrożenia. Szczególnie likwidacja spółki pociąga za sobą konieczność terminowego zgłoszenia swoich roszczeń, aby móc liczyć na ich spłatę w toku likwidacji,
  • Monitor zawiera ogłoszenia o walnych zgromadzeniach niektórych spółek, ich terminie, miejscu i porządku obrad, na których być może chciałbyś (lub powinieneś) być, by dbać o swoje interesy jako akcjonariusza,
  • ogłoszenia dot. poszukiwania spadkobierców i informacje o złożonych wnioskach o zasiedzenie nieruchomości – publikowane są w MSiG,
  • w końcu – zawiera wszelkie zmiany w KRS, co pozwala na bieżące śledzenie zmian we wszystkich interesujących Cię podmiotach, a nie tylko liczenie na łut szczęścia i to, że jakimś zrządzeniem losu odpis z rejestru przedsiębiorców danej spółki wpadnie w Twoje ręce we właściwym miejscu i we właściwym czasie…

Jak więc widzisz, gorąco zachęcam do bieżącego, najlepiej codziennego, choćby pobieżnego przeglądania Monitora Sądowego i Gospodarczego. Wiem, że nie jest to pasjonująca lektura i znacznie lepiej „wchodzą” newsy na portalach. Ale choć wydarzenia na świecie są zwykle donioślejsze, to jednak akurat dla Twojej spółki ważniejsza może być upadłość kluczowego klienta 😉

Jeżeli korzystasz z usług profesjonalnego pełnomocnika, być może mógłby za Ciebie „mieć oko” na interesujące Cię podmioty na rynku. Twój radca prawny mógłby się tym zajmować, bo jeżeli poważnie podchodzi do swojej pracy, to i tak na bieżąco śledzi Monitor, by dbać o bezpieczeństwo swoich Klientów.

Dla wprawki i wyrobienia dobrego nawyku polecam Ci już teraz przejrzeć najnowszy numer – znajdziesz go tutaj.

Pozdrawiam Cię serdecznie i życzę samych dobrych wiadomości w tej szczególnej „gazecie”! 🙂

Praktyka biznesowa wykształciła wiele różnych form współpracy przedsiębiorców, mającej na celu wspólne świadczenie usług na rzecz wymagających klientów i kontrahentów. Na tym polu można wyróżnić m.in. syndykaty, klastry, kartele, poole, trusty, czy wreszcie tytułowe konsorcja. Przykładów współpracy jest zresztą znacznie więcej. Dziś jednak chciałbym opowiedzieć Ci, czym jest konsorcjum na rynku polskim, i do czego taka forma organizacyjnoprawna współpracy firm może być przydatna. Serdecznie zapraszam do lektury.

Konsorcjum ma to do siebie, że stanowi formę współpracy niezwykle elastyczną i zależną od woli uczestniczących w konsorcjum partnerów (zwanych również konsorcjantami). Polskie prawo nie reguluje bowiem, co do zasady, tworzenia i funkcjonowania konsorcjów, pozostawiając tym samym reguły jego działania w gestii samych stron i generalnej zasady prawa cywilnego, jaką jest zasada swobody umów.

Na wstępie należy zauważyć, że konsorcjum nie posiada własnej podmiotowości czy też osobowości prawnej. W rezultacie, w obrocie nie funkcjonuje konsorcjum jako takie, lecz grupa przedsiębiorców skupionych w ramach konsorcjum, w oparciu o ustalone przez siebie zasady współpracy. Najprościej można powiedzieć, że konsorcjum to rodzaj umowy cywilnoprawnej stron o współpracy, czy też o współdziałaniu w jakimś określonym celu. Pamiętaj więc, że konsorcjum nie jest jak spółka, czy stowarzyszenie. Konsorcjum to umowa o współpracy konkretnych podmiotów prawnych (spółek, indywidualnych przedsiębiorców etc.), zawierana w celu określenia zasad ich współpracy.

Jaki to ma sens i znaczenie praktyczne? Otóż partnerzy konsorcjum mogą między sobą ustalić zasady ponoszenia odpowiedzialności za zobowiązania konsorcjum, reprezentacji konsorcjum wobec osób trzecich (zwłaszcza wspólnego klienta czy kontrahenta konsorcjum), podziału zadań w trakcie realizacji zlecenia itd. Łącząc się w konsorcjum partnerzy decydują się często na podział odpowiedzialności między sobą (w efekcie czego zmniejszają ryzyko poszczególnych firm), ustalają wspólną reprezentację (co daje mniej formalności dla wszystkich i większą przejrzystość współpracy), a przede wszystkim – każdy daje od siebie personel, wiedzę (know-how), sprzęt, czy fundusze na realizację wspólnego przedsięwzięcia. Taka synergia kilku firm i ich zasobów może pozwolić na zdobycie kontraktu, którego same nigdy by nie pozyskały, a już na pewno nie byłyby w stanie samodzielnie go wykonać. I taki jest właśnie sens tworzenia i funkcjonowania konsorcjów.

Jak już wspominałem, konsorcjum można co do zasady ukształtować dowolnie, byle w ramach ogólnych reguł prawa cywilnego. Jednakże w sytuacji, gdy konsorcjum ubiega się o uzyskanie zamówienia w ramach prawa zamówień publicznych, a więc gdy przykładowo startuje w przetargu i chce go wygrać – wówczas musi wziąć pod uwagę szczególne przepisy tej gałęzi prawa.

Ustawa Prawo zamówień publicznych nie mówi wprost o konsorcjum, lecz o wykonawcach wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Na gruncie tej ustawy należy przez to rozumieć właśnie konsorcjum. W tym przypadku wykonawcy muszą ustanowić jednego pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a zamawiający może pod pewnymi warunkami odmiennie określić zasady udziału konsorcjum w postępowaniu i realizowania przez nie umowy. Z ustawy wynika też bardzo istotna zasada, szczególnie w kontekście tematyki tego bloga, że wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie (konsorcjum) ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego jej wykonania.

Wszelkie inne konsorcja, a więc porozumienia o współpracy w ramach konsorcjum, które nie będą działały na gruncie zamówień publicznych, lecz będą wspólnie realizowały inne, prywatne przedsięwzięcia na zlecenie klientów – nie są związane ograniczeniami zamówień publicznych.

W praktyce, te inne konsorcja mogą określić zasady ponoszenia odpowiedzialności i reprezentacji dość swobodnie. Mogą więc ustalić, że odpowiedzialność będzie solidarna (a więc w uproszczeniu – wspólna), ale mogą też przeciwnie uregulować ją na zasadzie odpowiedzialności indywidualnej każdego z konsorcjantów za własne działania i zaniechania. W praktyce najczęściej umowa konsorcjum spełnia istotne elementy umowy spółki cywilnej, a z tym rodzajem współpracy łączy się odpowiedzialność solidarna za zobowiązania konsorcjum. Jeżeli jednak postanowienia umowy konsorcjum nie będą zbliżały jej do umowy spółki cywilnej i będą wprost określać zasady odpowiedzialności, jako indywidualnej – wówczas umowa taka nie powinna być interpretowana jako zawierająca zasady wspólnej odpowiedzialności. Wszystko zależy od wzajemnych oczekiwań partnerów konsorcjum i prawidłowego sformułowania treści umowy, co szczególnie w tym przypadku warto zlecić doświadczonemu prawnikowi.

Konsorcjum może też być różnie reprezentowane, bądź przez wszystkich jego członków, bądź przez lidera konsorcjum – partnera wybranego przez innych do roli ich przedstawiciela.

Mam nadzieję, że dzisiejszy wpis wyjaśnił Ci, czym jest konsorcjum i dlaczego warto z niego korzystać. Jest to bowiem elastyczny sposób na podział zadań i ryzyka w ramach większych przedsięwzięć biznesowych. Być może sam prowadzisz działalność w tej formie współpracy, a może zdecydujesz się na to po lekturze bloga? Tak czy inaczej życzę Ci samych sukcesów 🙂

Jeżeli prowadzisz spółkę, to zapewne wiesz, że niektóre zmiany w jej organizacji i funkcjonowaniu dla swojej ważności wymagają tylko decyzji odpowiedniego organu spółki, a inne rozpatrzenia wniosku przez sąd rejestrowy i umieszczenia informacji o zmianie w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). W praktyce jednak rozróżnienie, które zmiany wymagają udziału sądu, a które nie, stanowi dla wielu osób problem. Chodzi bowiem o rozróżnienie charakteru wpisu tych zmian do rejestru – czy są objęte wpisem o charakterze konstytutywnym czy deklaratoryjnym. Mam nadzieję, że z lektury poprzedniego wpisu już wiesz, czym ww. sytuacje się różnią 🙂

Dzisiaj chciałbym wyjaśnić Ci różnicę pomiędzy siedzibą spółki a jej adresem, oraz wskazać, jak skutecznie dokonać ich zmiany w rejestrze przedsiębiorców.

Jak wskazuje Kodeks cywilny, siedzibą spółki (i każdej innej osoby prawnej) co do zasady jest miejscowość, w której siedzibę ma jej organ zarządzający. Przez organ zarządzający należy w praktyce rozumieć zarząd spółki lub wspólników spółki osobowej. Jednak mało kto, rejestrując spółkę, kieruje się rzeczywiście siedzibą jej zarządu. Zazwyczaj spółkę rejestruje się tam, gdzie znajduje się lokal firmy, gdzie spółka działa i oferuje swoje usługi etc. Najważniejsze, żebyś zapamiętał, że siedziba = miejscowość. Przez siedzibę nie należy rozumieć ani lokalu (budynku) spółki, ani też adresu tego lokalu. Siedziba to tylko i wyłącznie miejscowość, w której spółka działa.

Z kolei adres spółki, to po prostu adres, pod jakim spółka została zarejestrowana (ulica, kod pocztowy etc.).

Zobacz, jak to wygląda w odpisie z rejestru przedsiębiorców KRS:

adres i siedziba w KRS

Siedziba i adres spółki umieszczone są w osobnej rubryce. Siedziba zawiera co prawda więcej danych niż tylko miejscowość, ale nie zawiera adresu. Natomiast adres zawiera również miejscowość, bo to po prostu pełna informacja adresowa, pozwalająca na wysyłanie spółce korespondencji.

Siedziba i adres spółki pojawia się nie tylko w KRS, lecz ma kluczowe znaczenie także przy określaniu stron umów i w postępowaniach sądowych, gdzie trzeba m.in. wskazać siedzibę stron.

Zostając jednak przy KRS i zarazem przechodząc do kolejnego zagadnienia – powiedzmy sobie, jak wygląda dokonywanie zmian siedziby spółki i adresu w KRS (bo wygląda zupełnie inaczej!).

Ze zmianą adresu sprawa jest prosta – zarząd (lub wspólnicy spółki osobowej) podejmuje uchwałę o zmianie adresu spółki, wskazując w niej nowy adres. Od tego momentu (chyba że w treści uchwały określono inną chwilę wejścia uchwały w życie) adres spółki ulega zmianie i jest skuteczny prawnie. Zarząd ma oczywiście obowiązek zgłoszenia zmiany adresu do rejestru przedsiębiorców KRS, ale wpis tej zmiany do rejestru ma charakter deklaratoryjny – a więc jedynie potwierdza i ujawnia w rejestrze pewien fakt, który już miał miejsce. Brak zgłoszenia zmiany adresu do rejestru nie powoduje więc nieważności nowego adresu, choć może doprowadzić do innych konsekwencji z powodu naruszenia obowiązku aktualizacji danych spółki.

Natomiast zmiana siedziby spółki wymaga więcej zachodu. Wynika to z tego, że siedziba spółki stanowi niezbędny element umowy spółki, tzn. że w treści umowy spółki lub statutu musi znajdować się informacja o siedzibie danej spółki. Chcąc więc zmienić siedzibę, trzeba najpierw zmienić umowę spółki, zachowując wszystkie formalności i wymagania z tym związane. Przykładowo, przepis Kodeksu spółek handlowych dotyczący spółki z ograniczoną odpowiedzialnością stanowi wprost, że „zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru” (art. 255 § 1). Gdy prawo stanowi, że coś wymaga wpisu do rejestru, to wskazuje na konstytutywny charakter wpisu tej informacji do KRS. A charakter konstytutywny przesądza o tym, że dopóki dana informacja czy zmiana nie zostanie prawomocnie wpisana do rejestru przedsiębiorców, dopóty zmiana ta nie obowiązuje prawnie. W przypadku zmiany siedziby spółki dochodzi więc do sytuacji, w której zmiana jest już zawarta w nowej treści umowy spółki, ale jeszcze nie obowiązuje, bo nie została zarejestrowana w rejestrze. Z powyższego wynika również wniosek, że każda zmiana treści umowy spółki wymaga dla swej ważności wpisu do rejestru, o czym warto pamiętać.

Podsumowując, zmiana adresu spółki ma charakter deklaratoryjny, a zmiana siedziby konstytutywny, ale dla transparentności działalności gospodarczej spółki i dla uniknięcia sankcji za niedochowanie przepisów – staraj się zawsze terminowo zgłaszać do KRS wszelkie zmiany w spółce. Duże i małe 😉

Dziś chciałbym wyjaśnić Ci różnicę pomiędzy wpisami konstytutywnymi i deklaratoryjnymi do rejestru przedsiębiorców KRS. Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą w formie spółki prawa handlowego (niezależnie – osobowej czy kapitałowej) to z pewnością wiesz, czym jest Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) i że ciąży na Tobie obowiązek zgłaszania do tego rejestru szeregu różnych danych dotyczących Twojej spółki. Z praktyki wiem jednak, że wielu przedsiębiorców nie rozumie, jakie skutki mają składane przez nich wnioski do rejestru. Innymi słowy – nie wiedzą, czy w związku z pewną zmianą w spółce (np. zmianą siedziby, umowy spółki, składu zarządu) mogą uznać dokonaną zmianę od razu za skuteczną i wiążącą w obrocie prawnym, czy też powinni poczekać do momentu, aż sąd rejestrowy uwidoczni tę zmianę w rejestrze.

W gruncie rzeczy wielu przedsiębiorców błędnie myśli, że zgłoszenie zmiany danych do KRS ma jedynie charakter porządkowy. Coś na wzór adresu zameldowania osób fizycznych – każdy wie, że powinien go posiadać, ale mało kto faktycznie zamieszkuje w miejscu swojego zameldowania. Jeżeli z dzisiejszego wpisu miałbyś zapamiętać tylko jedną rzecz, to niech będzie to następujący fakt: część zmian w spółce zgłaszanych do KRS koniecznie musi zostać wpisana do rejestru przez sąd. Dopóki tak się nie stanie – nie będą one skuteczne. To znaczy, że ani Ty, ani Twoi kontrahenci i klienci nie będziecie mogli powoływać się na te zmiany. W świetle prawa one nie nastąpiły. Tego rodzaju wpisy danych do KRS nazywa się wpisami o charakterze konstytutywnym, o których więcej piszę dalej.

A więc krótko i na temat – gdy w działalności spółki zajdzie jakaś zmiana, która zgodnie z przepisami powinna zostać ujawniona w rejestrze przedsiębiorców KRS, to spółka zobowiązana jest złożyć do sądu rejestrowego wniosek o zmianę danych. Sąd rozpoznaje taki wniosek i na jego podstawie dokonuje wpisu do rejestru nowych informacji o spółce.

Wpis do KRS może być konstytutywny albo deklaratoryjny:

  • wpis konstytutywny – zmiany nim objęte zaczynają obowiązywać dopiero od chwili, gdy sąd rejestrowy wydał postanowienie o wpisie i zamieścił nowe dane w rejestrze. Co do zasady wpis jest konstytutywny wtedy, gdy przepis prawa wprost wskazuje, że chwilą dokonania zmiany jest chwila dokonania wpisu.

  • wpis deklaratoryjny (inaczej deklaratywny) – zmiany nim objęte obowiązują od chwili ich dokonania. Natomiast ujawnienie ich w rejestrze przez sąd ma wyłącznie charakter informacyjny. Nie oznacza to, że nie masz obowiązku zawiadomienia sądu o ich zmianie (bo masz taki obowiązek, i to w określonym terminie), jednak nie jest to warunkiem ich skuteczności. Takie są pozostałe wpisy, inne niż wpisy konstytutywne.

Jakie informacje zgłaszane do KRS mają charakter konstytutywny a jakie deklaratoryjny? Tego dowiesz się z kolejnych wpisów (np. z tego). W tym miejscu warto jeszcze wspomnieć, że istnieją również takie dane, które nie są widoczne w rejestrze przedsiębiorców jako takim (nie znajdziesz ich w odpisie z rejestru spółki), lecz i tak objęte są obowiązkiem zgłoszenia ich do sądu. Tego rodzaju informacje składa się do akt rejestrowych spółki.

Żeby się z nimi zapoznać, trzeba wybrać się do czytelni akt sądu rejestrowego. Zrobić to może każdy – ponieważ rejestr przedsiębiorców jest jawny. Ma to kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu prawnego, a więc współpracy przedsiębiorców, i warto z tej cechy rejestru korzystać.