Kategoria: obowiązki zarządu

Dziś krótko o terminie złożenia wniosku o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego. Wszystkie spółki prawa handlowego, fundacje, jak i większość stowarzyszeń podlegają obowiązkowo wpisowi do KRS, w ramach którego wyróżnia się między innymi rejestr przedsiębiorców i rejestr stowarzyszeń (…). Pomijając terminy dokonania pierwszego wpisu (zarejestrowania) w KRS, istotne jest, w jakim terminie należy zgłaszać do sądu wszelkie zmiany danych objętych wpisem do rejestru. I o tym właśnie jest niniejszy wpis.

Dobry radca prawny, który styka się z nowym klientem w postaci spółki czy stowarzyszenia, zaczyna od niewielkiego due diligence, a więc zbadania czy jego klient przestrzega podstawowych przepisów prawa. A jeżeli zdarzają się naruszenia – wskazuje na prawidłowe postępowanie i dobre praktyki. Piszę o tym, ponieważ zdecydowana większość spółek nie przestrzega obowiązku terminowego dokonywania zmian w KRS. I jest to doskonałe pole do poprawy.

Ustawa o KRS wyraźnie wskazuje, że wniosek o wpis do rejestru co do zasady powinien zostać złożony do sądu nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia, uzasadniającego dokonanie wpisu. Przykładowo, jeżeli do zarządu spółki została powołana nowa osoba, to wniosek o wpis do KRS powinien zostać złożony w terminie 7 dni od uchwały o powołaniu. Takimi zdarzeniami, uzasadniającymi dokonanie wpisu, mogą być najróżniejsze zmiany informacji ujawnionych w rejestrze – zmiana adresu, umowy spółki, wspólnika etc. A podobne zmiany w praktyce zdarzają się dosyć często w każdej spółce czy stowarzyszeniu.

A co jeżeli 7 dni upłynęło bezpowrotnie, a Ty nie złożyłeś stosownego wniosku do sądu?

Ustawa przewiduje kilka możliwości reagowania przez sąd na tego rodzaju uchybienie. Po pierwsze, sąd może w trybie tzw. postępowania przymuszającego wyznaczyć dodatkowy 7-dniowy termin na złożenie wniosku, uprzedzając o możliwości nałożenia grzywny. W przypadku dalszej bierności podmiotu sąd nakłada na niego grzywnę, która może być wielokrotnie ponawiana.

Jeżeli grzywna nie przynosi rezultatu lub już na wstępie sąd uzna, że stosowanie postępowania przymuszającego nic nie da (bo na przykład spółka jest ewidentnie „martwa” od dłuższego czasu), wówczas sąd wszczyna postępowanie o rozwiązanie podmiotu bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.

Nieskuteczność postępowania przymuszającego może również spowodować, że sąd ustanowi dla podmiotu kuratora „rejestrowego”, którego głównym zadaniem będzie niezwłoczne doprowadzenie do wyboru nowych władz osoby prawnej. W przypadku zaś, gdy to okaże się niemożliwe lub nieskuteczne kurator może podjąć czynności zmierzające do likwidacji takiej osoby prawnej.

Jak więc widzisz, kierowanie wniosków o wpis do KRS po terminie może być bardzo dotkliwe dla podmiotu, który reprezentujesz, i prowadzić wręcz do jego rozwiązania. Na szczęście zanim sąd przejdzie do „twardej windykacji” stosuje łagodne metody perswazji – wyznaczenie dodatkowego terminu, a później nałożenie grzywny. W przypadku więc działającej spółki czy stowarzyszenia, będą one miały co najmniej te dwie dodatkowe szanse, by uzupełnić braki.

W praktyce sądy niezwykle rzadko stosują postępowanie przymuszające i inne sankcje, przez co informacje dot. wielu podmiotów wpisanych do KRS są nieaktualne. To ma się zmienić, na co wskazują również ostatnie nowelizacje. Ale nawet teraz, skoro już wiesz, jakie zasady obowiązują – czy nie warto ich przestrzegać? Warto. Zwłaszcza, że powyższe sankcje nie są jedynymi – z informacjami w KRS wiążą się różne domniemania, które mają chronić osoby trzecie. I ochrona ta przewiduje dalsze konsekwencje dla nierzetelnych podmiotów. O tym – w kolejnym wpisie 🙂

Pozdrawiam Cię serdecznie!

PS Więcej wpisów na temat KRS znajdziesz tutaj.

Dziś krótko – o tym, że nieznajomość prawa szkodzi. I że od profesjonalistów, do których zalicza się osoby pełniące funkcje członków zarządu, wymaga się więcej.

Wielokrotnie powtarzam moim klientom, że decydując się na prowadzenie działalności gospodarczej, czy też na pełnienie funkcji w zarządzie spółki – muszą naprawdę dobrze znać nie tylko kwestie biznesowe, ale też regulacje prawne. A przynajmniej mieć zaufanego prawnika i korzystać na bieżąco z jego wsparcia i fachowej wiedzy.

Przyczynkiem do powyższej refleksji była lektura postanowienia Sądu Okręgowego w Częstochowie, który orzekając w sprawie karnej o odpowiedzialności członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością za wykroczenie skarbowe przeciwko organizacji gier hazardowych podkreślił, że osoba pełniąca funkcję w zarządzie spółki musi na bieżąco śledzić zmiany prawa w zakresie działalności spółki i stosować się do obowiązujących przepisów. Jeżeli członek zarządu nie posiada wystarczających informacji, ale też nie korzysta z pomocy prawnika lub pracowników organów administracji (którzy przecież udzielają podstawowych informacji) – to nie może być (zdaniem sądu) mowy o usprawiedliwionej nieświadomości bezprawności danego zachowania (taką nieświadomość prawo karne traktuje na równi z niepopełnieniem przestępstwa).

I choć powyższe orzeczenie zapadło na gruncie prawa karnego, to również w prawie cywilnym mamy szereg przepisów wymagających od przedsiębiorców „więcej”. Przykładowo, Kodeks cywilny w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wymaga od zobowiązanego na podstawie umowy należytej staranności, uwzględniającej zawodowy charakter prowadzonej działalności. Jest to więc swoista „należyta staranność plus”.

Warto o tym pamiętać, i warto zastanowić się przez chwilę, nim rzucisz się w wir przedsiębiorczości.

Tydzień temu wspominałem o zmianach w prawie dokonanych ustawą z dnia 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców, które obowiązują od 1 stycznia 2017 r. Zacząłem od omówienia zmian wprowadzonych do Kodeksu spółek handlowych i obiecałem, że w kolejnych wpisach przedstawię Ci dalsze skutki tej nowelizacji.

Dotrzymując danego słowa chciałbym się dziś zająć nowelizacją prawa pracy. Jest to dziedzina prawa istotna dla większości przedsiębiorców działających w formie spółek prawa handlowego, bo większość z Was zatrudnia pracowników, a każde naruszenie prawa może spowodować dotkliwe konsekwencje dla pracodawcy. Zmiany w tym zakresie wprowadzono do Kodeksu pracy i ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Na co należy zwrócić szczególną uwagę?

  • ustawodawca przesunął granicę w postaci liczby zatrudnionych pracowników, od której pracodawca musi ustalić regulamin wynagradzania, wprowadzić regulamin pracy oraz stworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – do tej pory wystarczyło zatrudniać 20 pracowników, po nowelizacji dopiero zatrudnienie 50 osób stwarza ww. obowiązki. Jednocześnie przewidziano wyjątek – pracodawca musi przyjąć regulaminy i utworzyć fundusz już przy 20 zatrudnionych pracownikach, jeżeli z takim wnioskiem wystąpi organizacja związkowa (przy funduszu – zakładowa organizacja związkowa),
  • zmianie uległy przepisy dotyczące wydawania świadectwa pracy i wprowadzono nowy wzór świadectwa pracy,
  • odpowiedzialność pracowników za mienie powierzone została uzależniona od zachowania formy pisemnej umowy o współodpowiedzialności materialnej – pod rygorem nieważności,
  • wydłużeniu uległy terminy do wniesienia do sądu pracy odwołania od wypowiedzenia umowy o pracę (z 7 do 21 dni), żądania przywrócenia do pracy lub odszkodowania (z 14 do 21 dni), oraz żądania nawiązania umowy o pracę (z 14 do 21 dni).

Jak widzisz, wprowadzone zmiany mają bardzo duże praktyczne znaczenie, bo liberalizują co do zasady obowiązki pracodawców w zakresie ustanawiania aktów wewnętrznego prawa pracy, wydłużają terminy w jakich pracownicy mogą odwoływać się od decyzji pracodawcy, oraz wprowadzają dotkliwy rygor nie zawarcia umowy o współodpowiedzialności materialnej na piśmie.

Stąd wszystkie zmiany należy mieć na uwadze.

Udanego tygodnia Ci życzę!

W sierpniu zeszłego roku informowałem Cię o planowanych zmianach przepisów Kodeksu spółek handlowych (tzw. Plan Morawieckiego), jednocześnie pokrótce omawiając je na blogu. Nowelizacja ustawy miała wejść w życie 1 stycznia 2017 r. i tak też się stało, lecz nie wszystkie założenia projektu znalazły się w uchwalonej i opublikowanej ustawie. Być może trafią do jakiejś innej nowelizacji, a może zostały porzucone na etapie procesu legislacyjnego.

W każdym razie ustawa z dnia 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (opublikowana w Dzienniku Ustaw 30 grudnia) wprowadziła zmiany do wielu istotnych dla każdego przedsiębiorcy ustaw. Ponieważ omówienie wszystkich zmian w jednym artykule byłoby bardzo obszerne i ciężkostrawne podzieliłem temat na kilka części, które będę prezentował na blogu w najbliższym czasie. Luksusu zapoznania się ze zmianami kawałek po kawałku nie mają prawnicy, bo zmiany te już obowiązują i trzeba być ich świadomym, aby rzetelnie wykonywać swoją pracę. Ale Tobie mogę ułatwić to niełatwe zadanie 🙂

Na początek przyjrzyjmy się zmianom w Kodeksie spółek handlowych. Dotyczą one:

spółki z ograniczoną odpowiedzialnością:

  • wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością reprezentujący co najmniej 1/20 kapitału zakładowego spółki uzyskali nowe uprawnienie – mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego zgromadzenia wspólników. W projekcie wystarczyło zgłosić takie żądanie na dzień przed planowanym terminem zgromadzenia – finalnie przyjęto jednak wersję złożenia żądania na piśmie do zarządu spółki najpóźniej na trzy tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. W przypadku bierności zarządu wspólnicy będą mogli zwrócić się o pomoc do sądu rejestrowego, na zasadach opisanych w projekcie i omówionych na blogu;

spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej:

  • wprowadzono obowiązek ujawnienia przez członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej sprzeczności interesów zarządzanej przez niego spółki z interesami samego członka zarządu lub osób z nim związanych (dokładnie określonych w ustawie) – do tej pory członek zarządu powinien był wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw i mógł żądać zaznaczenia tego w protokole, ale nie miał obowiązku ujawniania samej sprzeczności interesów [zmiana ta nie była objęta pierwotnym projektem];

spółki akcyjnej:

  • zgodnie z projektem zniknął obowiązek stawiania na dokumencie akcji pieczęci spółki – do tej pory brak pieczęci skutkował nieważnością dokumentu akcji, teraz ten formalistyczny obowiązek został uchylony. Zmiana na plus, zwłaszcza że pieczęć firmowa w dzisiejszych czasach nie stanowi żadnej gwarancji oryginalności dokumentu, bo łatwo wejść w jej posiadanie,
  • zmianie uległ termin wyznaczenia dnia dywidendy w publicznej spółce akcyjnej – po nowelizacji dzień dywidendy może być wyznaczony na dzień przypadający nie wcześniej niż pięć dni i nie później niż trzy miesiące od dnia powzięcia uchwały zwyczajnego walnego zgromadzenia [zmiana ta nie była objęta pierwotnym projektem].

Pozostałe pomysły zawarte w pierwszym projekcie ustawy nie zostały zrealizowane. Szkoda, bo pomysł wprowadzenia – jako obowiązkowego elementu statutu spółki akcyjnej – informacji o kadencji organów spółki wpłynąłby korzystnie na praktykę funkcjonowania spółek i pewność obrotu. Znacznie łatwiejsze byłoby wówczas ustalenie, czy reprezentacja spółki jest prawidłowa, a tym samym czy spółka jest zdolna do skutecznego zaciągania zobowiązań i składania innych oświadczeń woli. Więcej o porzuconych pomysłach możesz przeczytać tutaj.

Gdybyś miał jakieś wątpliwości dotyczące nowelizacji lub chciał skomentować wprowadzone zmiany – śmiało zostaw komentarz. Pozdrawiam Cię serdecznie!

aktualizacja: tutaj znajdziesz omówienie zmian w prawie pracy.

Każdy kto miał do czynienia z wnioskami składanymi przez spółkę do Krajowego Rejestru Sądowego z pewnością nie raz zastanawiał się, kto powinien podpisać i które z dokumentów wymaganych przez prawo. Jeżeli spółka ma profesjonalnego pełnomocnika, to sprawa jest nieco prostsza, bo niezależnie od tego, jakie zasady reprezentacji przyjęła spółka, większość pism składanych do sądu podpisuje po prostu radca prawny lub adwokat. Ale czy wszystkie? Otóż nie. A jeżeli spółka nie korzysta z pomocy pełnomocnika, to czy konkretne dokumenty powinien podpisać zarząd spółki zgodnie z zasadami reprezentacji, czy może cały zarząd, niezależnie od tych zasad? W gąszczu przepisów łatwo się pomylić, a każda pomyłka skutkuje wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych. A tym samym opóźnia zarejestrowanie spółki bądź zmian w rejestrze co najmniej o kilka tygodni. Warto tego uniknąć – dlatego zapraszam do lektury dzisiejszego wpisu.

Niektórym wydaje się że postępowanie rejestrowe w zakresie Krajowego Rejestru Sądowego jest proste. I w pewnym sensie mają rację, bo wnioski składa się na formularzach, a objęte nimi czynności są często powtarzalne, związane z bieżącymi zdarzeniami prawnymi w życiu spółki, takimi jak zmiana zarządu czy złożenie sprawozdania finansowego. Z drugiej strony jednak postępowanie rejestrowe jest wysoce sformalizowane i łatwo w nim popełnić błąd. Każdy zaś brakujący załącznik, źle wyliczona opłata sądowa, podpis nieprawidłowej osoby pod dokumentem, nie dochowanie terminu, źle wypełniony formularz (wystarczy jedna źle wypełniona rubryka!) lub niewłaściwe wskazany sąd – wszystko to może opóźnić lub wręcz uniemożliwić dokonanie zmiany w rejestrze. I pół biedy, gdy zmiana ma charakter deklaratoryjny, gorzej gdy jest zmianą konstytutywną, a spółce bardzo zależy na czasie – na przykład na zmianie umowy spółki lub podwyższeniu kapitału zakładowego (o deklaratoryjnych i konstytutywnych wpisach oraz różnicach między nimi pisałem tutaj). Jak więc widzisz, czasem po prostu lepiej zlecić wszystko fachowcowi, który zajmie się sprawą od A do Z i skutecznie (oraz terminowo) dokona odpowiednich zmian w rejestrze przedsiębiorców czy rejestrze stowarzyszeń i innych podmiotów.

Ale dziś nie o postępowaniu rejestrowym w ogólności, lecz o podpisach zarządu, składanych pod różnymi dokumentami, jakie w tym postępowaniu występują i stanowią wymagane załączniki do wniosków do KRS. Niniejszy artykuł dotyczy wymogów określonych przepisami Kodeksu spółek handlowych, ale musisz pamiętać, że różne inne ustawy także określają, kiedy pod danym pismem podpisy powinien złożyć cały zarząd (przykładowo ustawa o rachunkowości wymaga tego wobec sprawozdań finansowych).

Zasadą jest, że podpisy zarządu pod dokumentami wystawionymi przez spółkę, są składane zgodnie z zasadami reprezentacji przyjętymi w danej spółce. Co to oznacza? Przykładowo, jeżeli spółka ma trzyosobowy zarząd, a przyjęte w umowie spółki zasady reprezentacji uprawniają do składania oświadczeń woli dwóch członków zarządu działających łącznie – to co do zasady wszelkie dokumenty (w tym pisma i wnioski w postępowaniach sądowych) będzie mogło podpisać dowolnych dwóch członków tego zarządu. Przepisy wskazują, że wymóg podpisania dokumentu przez wszystkich członków zarządu jest sytuacją wyjątkową i ma zastosowanie tylko wtedy, gdy dany przepis wprost wymaga podpisów wszystkich członków. Nie można więc takiego obowiązku domniemywać ani interpretować przepisów rozszerzająco, by wyprowadzić z nich taki właśnie warunek. Zapamiętaj więc, że z zasady najważniejsze są zasady reprezentacji panujące w spółce, a obowiązek złożenia podpisów przez cały zarząd musi wynikać bezpośrednio z przepisu ustawy (albo wyraźnego postanowienia zawartego w umowie spółki).

Na gruncie Kodeksu spółek handlowych przewidziano kilka takich szczególnych sytuacji, w których faktycznie podpisy musi złożyć cały zarząd, niezależnie od tego, ilu członków liczy ten organ spółki, ani jak podzielili oni wewnętrznie swoje obowiązki. W każdym przypadku są to sytuacje doniosłe dla samej spółki lub jej wspólników i dlatego też prawo stawia większe wymogi w zakresie podpisów. Wskazane dalej przypadki dotyczą zarówno spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jak i spółki akcyjnej, a więc wszystkich rodzajów spółek kapitałowych, jakie znane są polskiemu ustawodawstwu.

Po pierwsze, wszyscy członkowie zarządu muszą podpisać wniosek o wpis spółki do rejestru. Jest to szczególny wniosek, ponieważ obejmuje on wszystkie istotne informacje o nowo tworzonej spółce i podpisanie go przez wszystkich członków zarządu stanowi potwierdzenie tych informacji, swego rodzaju poświadczenie wiarygodności nowej spółki.

Po drugie, wszyscy członkowie zarządu muszą złożyć wspólne oświadczenie, że wkłady na kapitał zakładowy spółki zostały w całości wniesione przez wszystkich wspólników spółki (lub też, że wpłaty zostały dokonane zgodnie z prawem, jak stanowi ustawa w zakresie spółki akcyjnej). Powyższe ma zagwarantować, że wspólnicy faktycznie wpłacili kapitał podstawowy spółki i że posiada ona środki operacyjne, będące też pewnym zabezpieczeniem interesów innych uczestników obrotu. Ten sam wymóg podpisu przez wszystkich członków zarządu ma też zastosowanie do sytuacji podwyższenia kapitału zakładowego w spółce – wówczas cały zarząd swoim podpisem zaświadcza, że wkłady na podwyższony kapitał zostały w całości wniesione.

W końcu, jednocześnie ze zgłoszeniem spółki do rejestru oraz w przypadku każdej zmiany wspólników, należy złożyć do sądu rejestrowego podpisaną przez cały zarząd aktualną listę wspólników wraz z podstawowymi danymi ich dotyczącymi (m.in. liczbą posiadanych udziałów). Powyższe dotyczy wyłącznie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, ponieważ skład akcjonariuszy spółki akcyjnej z założenia jest bardziej płynny, a tym samym informacji o nim nie składa się do sądu rejestrowego i nie uwidacznia w odpisach z Krajowego Rejestru Sądowego.

Mam nadzieję, że po lekturze dzisiejszego wpisu będziesz wiedział, kiedy cały zarząd powinien zebrać się i podpisać dokument wystawiony przez spółkę. A przynajmniej – że zapamiętasz adres tego bloga i w razie czego będziesz mógł zawsze tu zajrzeć i sprawdzić co i jak 🙂

Pozdrawiam Cię serdecznie!

PS O KRS pisałem również tutaj, wyjaśniając czym różni się zmiana adresu od zmiany siedziby spółki.

Jako przedsiębiorca (zarówno działający w formie spółki prawa handlowego, jak i jednoosobowej działalności gospodarczej) zapewne słyszałeś o obowiązku dokonywania płatności przy pomocy rachunku bankowego. Obowiązek ten dotyczy tylko niektórych transakcji, co do zasady bowiem możesz płacić tak, jak Ci wygodnie, a więc również gotówką. Warto jednak wiedzieć, kiedy płatność zgodnie z przepisami powinna być dokonana za pośrednictwem banku.

Nie po to, by uniknąć ryzyka grzywny czy sankcji prawa karnego, bo żadne przepisy ich nie ustanawiają. W ogóle mówi się, że przepis ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, określający opisywany obowiązek, to przykład lex imperfecta (z łaciny: prawo niedoskonałe), czyli prawa pozbawionego sankcji. Moim zdaniem nie jest to do końca prawidłowe, ponieważ przestrzeganie tego przepisu jest brane pod uwagę przez sądy i organy podatkowe w innych, niedotyczących go postępowaniach, i może przesądzić o takich ocenach, jak stwierdzenie złej wiary przedsiębiorcy lub działania z winy umyślnej w prawie karnym. Przepis ten powstał bowiem w celu przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i walki z unikaniem opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej. Jego naruszenie może też posłużyć jako dowód na to, że przyjmując płatność od kontrahenta wiedziałeś, że działa on z pokrzywdzeniem wierzycieli, bo mimo wyraźnego nakazu przyjęcia płatności na rachunek rozliczyłeś się z nim w formie gotówkowej. A to już sytuacja, gdy np. skarga pauliańska wierzyciela może okazać się skuteczna (pisałem o tym na drugim blogu).

Jeżeli więc chcesz zachować spokój ducha i nie obawiać się nieprzychylnych ocen ze strony wymiaru sprawiedliwości i fiskusa, które mogą realnie Cię dotknąć, przeczytaj niniejszy wpis i dokonuj płatności jak należy 🙂 Zwłaszcza, że wymogi prawa nie są pod tym względem zbyt rygorystyczne.

Na początku własnej działalności gospodarczej też zastanawiałem się, kiedy powinienem zapłacić za daną usługę lub towar przelewem, a kiedy mogę po prostu zapłacić gotówką. Przechodząc do rzeczy, prawo zobowiązuje każdego przedsiębiorcę do dokonywania i przyjmowania płatności przy użyciu rachunku bankowego (lub rachunku w SKOK) zawsze, gdy:

  1. płatność związana jest z wykonywaną przez przedsiębiorcę działalnością gospodarczą,
  2. stroną transakcji jest inny przedsiębiorca,
  3. jednorazowa wartość transakcji przekracza równowartość 15 000 euro (od 1 stycznia 2017 r. 15 000 zł).

Abyś musiał użyć swojego rachunku powyższe warunki muszą zachodzić łącznie. Nie jest to wcale jednoznaczne w orzecznictwie sądów i doktrynie prawa, jednak wydaje się, że większość głosów opowiada się za koniecznością łącznego rozpatrywania ww. warunków. Zgadzam się z tym, bo takie rozumienie przepisu jest znacznie bardziej przekonujące. Na marginesie więc tylko zaznaczam, że niektóre sądy obowiązek wykorzystania rachunku wiążą z dwiema niezależnymi sytuacjami – z każdą transakcją z innym przedsiębiorcą (niezależnie od jej wartości, a więc nawet gdy chodzi o 2 zł), i z takimi transakcjami z konsumentem, których wartość przekracza ww. kwotę. Sam chyba przyznasz, że byłoby to absurdalne rozwiązanie, bardzo ograniczające swobodę działalności gospodarczej. Kupując na przykład papier do drukarki w markecie musiałbyś zapłacić za niego przelewem, a przynajmniej kartą, zamiast wyciągnąć monetę z portfela. Jurydycznie taka interpretacja przepisu też nie przekonuje, bo ustawodawca połączył ww. warunki spójnikiem „oraz”, który oznacza w logice koniunkcję, a więc wymóg spełnienia wszystkich warunków jednocześnie.

Celowo w punkcie 3. wskazałem na wartość transakcji, a nie przelewu. Albowiem niezależnie od tego, czy płatność jest dokonywana jednorazowo, czy w ratach, trzeba brać pod uwagę łączną wartość transakcji. I jeżeli przekracza ona 15 000 euro, to posługiwać się rachunkiem.

Przez posłużenie się rachunkiem należy uznać zarówno polecenie przelewu, zapłatę przy użyciu karty płatniczej, jak i polecenie zapłaty.

Uchwalone już przepisy przewidują, że od 1 stycznia 2017 r. próg wskazany w przepisie zostanie znacząco obniżony, z 15 000 euro do 15 000 zł. W każdym razie nadal pozostanie na poziomie pozwalającym dokonywać bieżących zakupów i rozliczeń w takiej formie, w jakiej będzie Ci najwygodniej.

W orzecznictwie zauważono, że gdy przepis przewiduje obowiązek posłużenia się rachunkiem bankowym to nie jest dopuszczalne rozliczenie się z drugą stroną przy pomocy potrącenia (kompensaty), gdyż ta ostatnia nie jest płatnością za pomocą rachunku. Naruszenie tego zakazu może skutkować ograniczeniem możliwości odzyskania chociażby podatku VAT.

Jak więc widzisz, stosowanie opisywanego przepisu nie jest wcale takie łatwe, ani oczywiste, a skutki jego naruszenia – mimo braku sankcji określonych wprost – mogą być zróżnicowane i dotkliwe. Warto więc wiedzieć, jak poprawnie go stosować (co opisałem powyżej) i po prostu pamiętać o jego istnieniu. Prewencja zamiast leczenia i podnoszenie świadomości prawnej Klientów to moja osobista misja.

Pozdrawiam Cię serdecznie!

Pełnienie funkcji członka zarządu w spółce prawa handlowego wiąże się z wieloraką i poważną odpowiedzialnością, także własnym majątkiem. Zawsze powtarzam, że wbrew pozorom nie każdy nadaje się do tej roli. To nie jest takie proste. A najgorsze, że mnóstwo ludzi decyduje się pełnić ww. funkcję pomimo braku świadomości o związanych z tym prawach, a zwłaszcza – obowiązkach. Dzisiejszy wpis powinien być przestrogą dla wszystkich, dla których nie jest jeszcze za późno. Bo będzie o odpowiedzialności podatkowej osoby trzeciej (pojęcie prawne), zwanej również odpowiedzialnością zarządu za zaległości podatkowe spółki. Naprawdę – o tym trzeba wiedzieć!

Odpowiedzialność podatkowa osoby trzeciej to instytucja prawa podatkowego, pozwalająca fiskusowi na odzyskanie nie zapłaconych przez spółkę kapitałową podatków (wraz z odsetkami, kosztami egzekucji i innymi świadczeniami ubocznymi), mimo że spółka nie posiada wystarczającego majątku, a często od dłuższego już czasu nie prowadzi działalności gospodarczej. Instytucja diabelnie skuteczna, bo wywinąć się z rąk komisarzy Urzędu Skarbowego, a później trybu egzekucji administracyjnej, jest niezwykle trudno.

Spotkałem się już z wieloma zszokowanymi i przestraszonymi zarazem osobami, które przychodzą po pomoc w sprawie postępowania podatkowego o orzeczenie ich solidarnej odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki. Często są to osoby, które członkami zarządu jakiejś spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy akcyjnej były ładne kilka lat temu. I nic o obecnej działalności spółki nie wiedzą. Są też takie, które co prawda formalnie nadal są członkami zarządu spółki, ale spółka ta nie prowadzi działalności i ma długi, a istnieje tylko na papierze, bo nikt nie zajął się jej likwidacją czy też upadłością. Osoby te, myśląc zdroworozsądkowo, nie widzą związku między sobą a zapomnianą rolą w spółce. Rzeczywiście, to stare dzieje i wydawać by się mogło, że zamknięty rozdział w ich życiu.

Tak jednak nie jest. Gdy spółka kapitałowa (również spółka w organizacji) ma zaległości podatkowe, których nie udało się ściągnąć w drodze egzekucji z majątku spółki, aktualny dla pracowników Urzędu Skarbowego staje się temat pociągnięcia do solidarnej odpowiedzialności członków jej zarządu. Również byłych członków. Pozwala im na to Ordynacja podatkowa i instytucja odpowiedzialności osób trzecich.

Jakie są warunki wymagane do wydania decyzji o odpowiedzialności?

  1. egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna, a równocześnie
  2. nie zachodzą tzw. przesłanki egzoneracyjne, a więc zwalniające członka zarządu z odpowiedzialności – takie jak zgłoszenie we właściwym czasie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki lub otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego, ewentualnie brak winy w niezgłoszeniu wniosku o ogłoszenie upadłości lub wskazanie majątku spółki, który pozwoli na zaspokojenie zaległości podatkowych w znacznej części.

Jak więc widzisz, jeżeli majątek spółki nie wystarcza na pokrycie jej zaległości podatkowych, a członek zarządu nie postarał się we właściwym czasie o uczynienie zadość przepisom uchwalonym na wypadek złej sytuacji ekonomicznej spółki – może on odpowiadać za jej długi podatkowe całym swoim majątkiem, solidarnie z innymi członkami zarządu i spółką.

Odpowiedzialność ta dotyczy w zasadzie zaległości, których termin płatności upływał w czasie pełnienia funkcji w zarządzie. Ale w przypadku zlikwidowanej spółki odpowiedzialność może obejmować również zaległości powstałe nawet po dokonanej likwidacji, i dotyczyć nie tylko osób pełniących rolę ostatniego zarządu, ale też likwidatorów.

Za zaległości podatkowe spółki kapitałowej w organizacji odpowiada jej zarząd, a w razie jego braku pełnomocnik, a nawet wspólnicy (gdy brak pełnomocnika). Widzisz więc, że odpowiedzialność podatkowa osoby trzeciej zatacza szerokie kręgi i ma tylko jeden cel – odzyskać należność Skarbu Państwa, mniejsza o to, od kogo. Byle skutecznie. I ta skuteczność potrafi zaboleć, zwłaszcza że często chodzi o znaczące kwoty, rzędu setek tysięcy złotych.

Argumentem na korzyść członka zarządu nie jest nawet to, że w spółce kto inny zajmował się podatkami – zwykle księgowa lub po prostu inny członek zarządu. Orzecznictwo sądów powszechnie akceptuje bowiem pogląd, że podział obowiązków pomiędzy członków zarządu ma wyłącznie wewnętrzny charakter i nie rodzi skutków na zewnątrz, w tym w ramach odpowiedzialności. Nie tylko odpowiedzialności zarządu za zaległości podatkowe spółki.

Z mojego doświadczenia mogę Cię zapewnić, że Urzędy Skarbowe w przypadku bezskutecznej egzekucji z majątku spółki automatycznie prowadzą postępowania przeciwko członkom zarządu. I pilnują, by sprawa nie uległa przedawnieniu. Gdy dowiadujesz się o wszczęciu postępowania, ono zwykle trwa już od ładnych kilku lat w zaciszu urzędniczego gabinetu, gdzie zbierane są dowody i wykazywana bezskuteczność egzekucji ze spółki.

Wspomniałem o przedawnieniu, co mogło Cię zainteresować. Otóż nie można wydać decyzji o odpowiedzialności osoby trzeciej, jeżeli minęło 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego w którym powstała zaległość podatkowa spółki. A zaległość powstaje, gdy upłynął termin płatności danego podatku.

Jaka lekcja płynie z dzisiejszego wpisu? Co powinieneś zapamiętać? Jeżeli zamierzasz zostać członkiem zarządu spółki kapitałowej – poznaj swoje obowiązki (prawa nie są aż tak istotne). Możesz zacząć od lektury tego bloga, i oczywiście Kodeksu spółek handlowych oraz kilku innych podstawowych ustaw. A jeżeli spółka będzie miała się źle, choćby wydawało się, że jeszcze stanie na nogi – upewnij się, że nie zachodzą podstawy do ogłoszenia jej upadłości. Bo jeżeli tak będzie, to Twoim obowiązkiem jest złożenie wniosku na czas. Brak wniosku może skutkować Twoją odpowiedzialnością podatkową za długi spółki. Ona pojawi się za kilka lat, gdy już o sprawie zapomnisz… Więc lepiej nie zapomnij o tym wpisie.

Oby pozostał tylko ciekawostką prawniczą, tego Ci życzę! 🙂

Dziś chciałbym wyjaśnić Ci różnicę pomiędzy wpisami konstytutywnymi i deklaratoryjnymi do rejestru przedsiębiorców KRS. Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą w formie spółki prawa handlowego (niezależnie – osobowej czy kapitałowej) to z pewnością wiesz, czym jest Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) i że ciąży na Tobie obowiązek zgłaszania do tego rejestru szeregu różnych danych dotyczących Twojej spółki. Z praktyki wiem jednak, że wielu przedsiębiorców nie rozumie, jakie skutki mają składane przez nich wnioski do rejestru. Innymi słowy – nie wiedzą, czy w związku z pewną zmianą w spółce (np. zmianą siedziby, umowy spółki, składu zarządu) mogą uznać dokonaną zmianę od razu za skuteczną i wiążącą w obrocie prawnym, czy też powinni poczekać do momentu, aż sąd rejestrowy uwidoczni tę zmianę w rejestrze.

W gruncie rzeczy wielu przedsiębiorców błędnie myśli, że zgłoszenie zmiany danych do KRS ma jedynie charakter porządkowy. Coś na wzór adresu zameldowania osób fizycznych – każdy wie, że powinien go posiadać, ale mało kto faktycznie zamieszkuje w miejscu swojego zameldowania. Jeżeli z dzisiejszego wpisu miałbyś zapamiętać tylko jedną rzecz, to niech będzie to następujący fakt: część zmian w spółce zgłaszanych do KRS koniecznie musi zostać wpisana do rejestru przez sąd. Dopóki tak się nie stanie – nie będą one skuteczne. To znaczy, że ani Ty, ani Twoi kontrahenci i klienci nie będziecie mogli powoływać się na te zmiany. W świetle prawa one nie nastąpiły. Tego rodzaju wpisy danych do KRS nazywa się wpisami o charakterze konstytutywnym, o których więcej piszę dalej.

A więc krótko i na temat – gdy w działalności spółki zajdzie jakaś zmiana, która zgodnie z przepisami powinna zostać ujawniona w rejestrze przedsiębiorców KRS, to spółka zobowiązana jest złożyć do sądu rejestrowego wniosek o zmianę danych. Sąd rozpoznaje taki wniosek i na jego podstawie dokonuje wpisu do rejestru nowych informacji o spółce.

Wpis do KRS może być konstytutywny albo deklaratoryjny:

  • wpis konstytutywny – zmiany nim objęte zaczynają obowiązywać dopiero od chwili, gdy sąd rejestrowy wydał postanowienie o wpisie i zamieścił nowe dane w rejestrze. Co do zasady wpis jest konstytutywny wtedy, gdy przepis prawa wprost wskazuje, że chwilą dokonania zmiany jest chwila dokonania wpisu.

  • wpis deklaratoryjny (inaczej deklaratywny) – zmiany nim objęte obowiązują od chwili ich dokonania. Natomiast ujawnienie ich w rejestrze przez sąd ma wyłącznie charakter informacyjny. Nie oznacza to, że nie masz obowiązku zawiadomienia sądu o ich zmianie (bo masz taki obowiązek, i to w określonym terminie), jednak nie jest to warunkiem ich skuteczności. Takie są pozostałe wpisy, inne niż wpisy konstytutywne.

Jakie informacje zgłaszane do KRS mają charakter konstytutywny a jakie deklaratoryjny? Tego dowiesz się z kolejnych wpisów (np. z tego). W tym miejscu warto jeszcze wspomnieć, że istnieją również takie dane, które nie są widoczne w rejestrze przedsiębiorców jako takim (nie znajdziesz ich w odpisie z rejestru spółki), lecz i tak objęte są obowiązkiem zgłoszenia ich do sądu. Tego rodzaju informacje składa się do akt rejestrowych spółki.

Żeby się z nimi zapoznać, trzeba wybrać się do czytelni akt sądu rejestrowego. Zrobić to może każdy – ponieważ rejestr przedsiębiorców jest jawny. Ma to kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu prawnego, a więc współpracy przedsiębiorców, i warto z tej cechy rejestru korzystać.

Jak może czytałeś w zakładce o blogu, moją osobistą misją jest podnoszenie świadomości prawnej przedsiębiorców i pokazywanie im, jak prawidłowo prowadzić działalność gospodarczą z uwzględnieniem obowiązków określonych przepisami prawa. Staram się przekazywać klientom dobre praktyki, a dzięki blogowi mogę to robić na szerszą skalę. Dziś chciałbym opowiedzieć Ci o informacjach, jakie zgodnie z prawem powinieneś zamieszczać w większości dokumentów swojej spółki. Nie tylko dlatego, że za brak ich podawania grozi grzywna do 5 000 zł, lecz również dla wiarygodności w oczach osób, z którymi współpracujesz.

Na spółkach wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS (ale też na spółkach cywilnych, których tam nie znajdziemy, jak i na niektórych innych podmiotach) ciążą pewne minimalne obowiązki informacyjne w zakresie pism papierowych i elektronicznych wymienianych z kontrahentami i klientami.

Przepisy dotyczące informacji, jakie powinny znaleźć się w pismach spółki, rozsiane są po kilku różnych ustawach, i choć w większości się pokrywają, to oczywiście zdarzają się istotne wyjątki. Poniżej wyjaśnię Ci co i jak, żebyś mógł prawidłowo oznaczać swoje pisma.

Kodeks spółek handlowych wskazuje, że każda spółka kapitałowa (a więc spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna) oraz spółka komandytowo-akcyjna, powinny w swoich wszelkich pismach i zamówieniach handlowych, a także na stronie internetowej spółki, podawać następujące dane:

  1. firmę spółki, jej siedzibę i adres – przez firmę należy oczywiście rozumieć to, co potocznie określa się „nazwą firmy”, a przez siedzibę miejscowość, w której ma siedzibę zarząd spółki,

  2. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru – chodzi o sąd rejestrowy, w którym zarejestrowałeś spółkę i „numer KRS”, jaki został jej przydzielony.

  3. numer identyfikacji podatkowej (NIP)

  4. wysokość kapitału zakładowego – przy spółce akcyjnej i spółce komandytowo-akcyjnej trzeba również podać, w jakiej wysokości kapitał zakładowy został faktycznie wpłacony (na ogół będzie to kwota identyczna z wysokością kapitału zakładowego). Nieco inaczej jest ze spółką z o.o., której umowę zawarto przy wykorzystaniu tzw. „wzorca umowy” – do czasu pokrycia kapitału zakładowego należy dodatkowo podawać, że wkłady na kapitał nie zostały wniesione.

Przez pisma i zamówienia handlowe należy rozumieć m. in. faktury, noty księgowe, pisma reklamacyjne, umowy, a nawet e-maile służbowe.

Natomiast w przypadku spółek osobowych oraz innych podmiotów wpisanych do KRS (np. stowarzyszeń i fundacji) powinny one w swoich pismach kierowanych do oznaczonych adresatów (a więc wskazanych z nazwy, imienia i nazwiska itp.) podawać:

  1. firmę lub nazwę

  2. oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności

  3. siedzibę i adres

  4. numer identyfikacji podatkowej (NIP)

  5. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja rejestrowa podmiotu oraz numer, pod którym jest on wpisany do rejestru

Powyższe wyliczenie wynika z ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Przy czym przepis pozwala spółkom osobowym (i tylko im) nie podawać ww. informacji w pismach kierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych. Chodzi tu o kontakty ciągłe lub powtarzalne, będące przeciwieństwem kontaktów sporadycznych.

Z przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wynika zaś obowiązek posługiwania się przez każdego przedsiębiorcę (wpisanego do KRS, ale też do CEIDG) numerem NIP w obrocie prawnym i gospodarczym, zwłaszcza w kontaktach z urzędami. Ta sama ustawa przewiduje też obowiązek podawania w reklamach i ofertach każdego przedsiębiorcy jego firmę, NIP, siedzibę i adres.

W praktyce więc, aby uniknąć ryzyka pominięcia jakiejś informacji, warto nie rozgraniczać ofert od umów etc. – tylko po prostu we wszystkich pismach papierowych i elektronicznych każdej spółki podawać co najmniej: firmę, siedzibę i adres, oznaczenie sądu i numer KRS, NIP, oraz kapitał zakładowy. Warto umieścić ww. dane na papierze firmowym, w stopce wiadomości e-mail, lub na firmowej pieczątce.

Jeżeli informacji tych jednak zabraknie – sąd rejestrowy może nałożyć na osoby odpowiedzialne (na ogół zarząd) grzywnę w wysokości do 5 000 zł. Prof. Andrzej Kidyba w swoim komentarzu wskazuje również na ryzyko jednoczesnego popełnienia czynu zabronionego, polegającego na przedstawianiu nieprawdziwych danych, za co grozi nawet kara pozbawienia wolności do lat 2. Jednak z różnych względów trudno zgodzić się z taką interpretacją przepisów, i co do zasady nie znajduje ona potwierdzenia u innych komentatorów.

W poprzednim wpisie, poświęconym konsekwencjom odbycia zgromadzenia wspólników po terminie, wspomniałem o sprawozdaniach finansowych spółki. Nie bez powodu, ponieważ jedną z podstawowych spraw, podejmowanych w czasie zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki, jest rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy. Jest to niezbędny punkt corocznego zgromadzenia wspólników wszystkich spółek prawa handlowego (osobowych i kapitałowych), wymagany przez prawo.

Nie przeprowadzenie zgromadzenia wspólników w terminie powoduje automatycznie, że spółka narusza również przepisy dotyczące obowiązków związanych ze sprawozdaniami finansowymi. Jest to jednak temat na tyle obszerny, iż wymaga odrębnych wpisów. Dziś pierwszy z nich – o terminach, jakie wiążą się ze sprawozdaniami finansowymi spółek. Kolejny będzie poświęcony odpowiedzialności za naruszenie obowiązków związanych ze sprawozdaniami. Temat jest z pogranicza rachunkowości i podatków, a więc wymaga nieco skupienia – przy czym warto poświęcić mu chwilę, bo dotyczy niemalże każdej spółki, również Twojej.

Przechodząc do rzeczy, ustawa o rachunkowości stanowi, że rachunkowość jednostki (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) obejmuje m.in. poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa. Już na pierwszy rzut oka widać, że obowiązków związanych ze sprawozdaniami finansowymi jest wiele. Na dziś uwierz mi również, że za ich naruszenie grożą dotkliwe sankcje, o których wkrótce napiszę.

Poddawanie sprawozdań badaniu (przez biegłego rewidenta) nie dotyczy większości spółek, podobnie jak sporządzanie skonsolidowanych sprawozdań finansowych, stąd we wpisie skoncentruję się na pozostałych obowiązkach.

Po pierwsze więc, sprawozdanie finansowe należy sporządzić, i zrobić to w określonym terminie. Sprawozdanie sporządza się „na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (…) oraz na inny dzień bilansowy”. Co to oznacza w praktyce? Ustawa określa wiele momentów, kiedy trzeba sporządzać sprawozdania, ale do najczęstszych należy dzień kończący rok obrotowy. O roku obrotowym pisałem już tutaj, ale przypomnę, że rok obrotowy zazwyczaj jest określony w umowie spółki i zazwyczaj odpowiada rokowi kalendarzowemu (w dalszej części wpisu przyjmuję taką właśnie sytuację i według niej liczę terminy). Ponieważ ustawa mówi, że księgi rachunkowe należy zamknąć najpóźniej w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, to w praktyce mamy 3 miesiące od końca roku na zamknięcie ksiąg rachunkowych i sporządzenie sprawozdania finansowego spółki.

Wystarczy, że zapamiętasz jedno – na ogół sprawozdanie finansowe spółki należy sporządzić do końca marca kolejnego roku kalendarzowego. Kolejnego, ponieważ sprawozdanie finansowe dotyczy minionego roku, np. roku 2015, a więc sprawozdanie za 2015 rok należy sporządzić w terminie do końca marca 2016 r.

W porządku, wiemy już do kiedy musi powstać i zostać podpisane gotowe sprawozdanie. Następnie sprawozdanie należy przedstawić organom spółki, zgodnie z przepisami prawa i postanowieniami umowy spółki lub jej statutu (który też jest umową spółki, ale przy spółkach akcyjnych posługujemy się nazwą „statut”). Takim organem zazwyczaj jest rada nadzorcza spółki oraz jej wspólnicy (lub akcjonariusze).

Sprawozdanie finansowe należy również zatwierdzić, w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, co w praktyce zazwyczaj oznacza termin do końca czerwca kolejnego roku. Czyli sprawozdanie finansowe za 2015 rok powinno zostać zatwierdzone w terminie do końca czerwca 2016 r. Jak już wiesz z tego wpisu, jest to również termin na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników, które powinno zająć się rozpatrzeniem i zatwierdzeniem sprawozdania. Zbieżność terminów nie jest więc przypadkowa 😉

Jeszcze przed odbyciem zgromadzenia i zatwierdzeniem sprawozdania, najpóźniej na 15 dni przed terminem zgromadzenia, sprawozdanie finansowe należy udostępnić wspólnikom spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i akcjonariuszom spółki akcyjnej.

Z kolei już po zatwierdzeniu sprawozdania, kierownik jednostki (w spółce będzie nim zazwyczaj zarząd spółki) zobowiązany jest do złożenia do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdania finansowego z odpisem uchwały zatwierdzającej sprawozdanie oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty. Złożenie dokumentów następuje na specjalnym urzędowym formularzu w sądzie rejestrowym właściwym dla spółki. Na złożenie sprawozdania do sądu spółka ma 15 dni liczonych od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Zakładając więc, że zgromadzenie odbyło się w ostatnim możliwym momencie, sprawozdanie powinno zostać złożone w sądzie w terminie do 15 lipca kolejnego roku, np. 15 lipca 2016 r.

Sprawozdanie finansowe wraz z odpisem uchwały zatwierdzającej to sprawozdanie należy złożyć także w Urzędzie Skarbowym spółki, w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Jak więc widzisz, na spółkach prawa handlowego spoczywa wiele obowiązków księgowo-rachunkowych, których dopilnowanie wymaga czasu i skrupulatności, a przy tym wiedzy – jak zrobić to prawidłowo i zgodnie z prawem. Gdy to się nie uda, grożą Ci poważne sankcje, o których napiszę niebawem. Z powodu obszerności wpisu nie wspomniałem w nim o sprawozdaniach z działalności jednostki, które co do zasady należy sporządzać i składać razem ze sprawozdaniami finansowymi. Ale i na to przyjdzie czas 🙂