Kategoria: spółka komandytowo-akcyjna

W dniu 1 czerwca 2017 r. wejdzie w życie zmiana ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, która doda całkowicie nowy przepis (art. 19c), nakładający na podmioty składające do KRS wnioski o wpis lub zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców nowy obowiązek informacyjny. Otóż w przypadku każdego wniosku o wpis do rejestru i wniosku o zmianę wpisu dotyczącą informacji o nabyciu udziałów, akcji lub ogółu praw i obowiązków wspólnika spółki – niezbędne będzie złożenie dodatkowego oświadczenia, czy wnioskodawca jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.

Jak ww. ustawa definiuje cudzoziemca? Cudzoziemcem jest osoba fizyczna nieposiadająca obywatelstwa polskiego, osoba prawna lub spółka nie mająca osobowości prawnej, których siedziba znajduje się za granicą, oraz osoba prawna i spółka handlowa nieposiadająca osobowości prawnej, których siedziba znajduje się w Polsce, ale które są kontrolowane bezpośrednio lub pośrednio przez cudzoziemca.

Spółkę uznaje się za kontrolowaną przez cudzoziemca, jeżeli cudzoziemcy dysponują bezpośrednio lub pośrednio powyżej 50% głosów na zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu albo mają pozycję dominującą w takiej spółce.

Jeżeli odpowiedź na pytanie, czy wnioskodawca jest cudzoziemcem, jest twierdząca – wówczas do wniosku do KRS należy dołączyć dodatkowe oświadczenie. Wnioskodawca oświadcza w nim, czy jest właścicielem lub użytkownikiem wieczystym nieruchomości położonych na terytorium Polski.

Zapytasz może, skąd taka zmiana przepisów? Ma ona ułatwić sądom rejestrowym przekazywanie ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych informacji o cudzoziemcach, którzy nabyli udziały lub akcje w polskich spółkach oraz nieruchomości położone na obszarze naszego kraju. Tym samym spółki z obcym kapitałem powinny spodziewać się zwiększonej liczby kontroli i szybszego reagowania przez właściwe organy na naruszenia ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.

Ponieważ zaś czas szybko leci, to warto o tej zmianie przepisów pamiętać już dzisiaj.

Niniejszy blog powstał wokół tematu odpowiedzialności w spółce (jak sama nazwa wskazuje), rozumianej jako odpowiedzialność członków organów spółki i samej spółki za podejmowane przez nich działania w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Jak dotąd w swoich artykułach poruszyłem m. in. temat odpowiedzialności za odbycie zgromadzenia wspólników po terminie, za nieprawidłowe oznaczanie pism spółki, za zaległości podatkowe spółki, czy też odpowiedzialności za jej zobowiązania.

Dziś chciałem opowiedzieć Ci o odpowiedzialności karnej, która grozi nieuczciwym przedsiębiorcom. Konkretnie zaś o nowych rodzajach przestępstw związanych z wyłudzaniem podatku od towarów i usług (VAT), które pojawią się w polskim porządku prawnym już 1 marca 2017 r.

Od tej pory za wystawianie faktur „za kolegę”, dokumentowanie fakturą czynności innych niż naprawdę wykonane, czy też za wystawianie „pustych” faktur z tytułu fikcyjnych czynności – grozić będą surowe sankcje, włącznie z karą pozbawienia wolności. Jak to wpłynie na praktykę obrotu na rynku i dokonywanie podobnych czynności trudno powiedzieć, jednak organy ścigania z pewnością dołożą (super)należytej staranności w tropieniu sprawców nowych przestępstw, aby zapobiec wyciekaniu należności podatkowych z budżetu i udowodnić, że omawiana nowelizacja miała sens.

Do ustawy zostały dodane dwa nowe czyny zabronione w postaci art. 270a i art. 271a Kodeksu karnego, stanowiące odpowiednio przestępstwo tzw. fałszu materialnego i fałszu intelektualnego dokumentu (faktury). Te nowe przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów ustanawiają karalność:

  • podrobienia lub przerobienia faktury – w celu użycia jej jako autentycznej – w zakresie okoliczności faktycznych mogących mieć wpływ na określenie wysokości należnego podatku lub jego zwrotu (art. 270a),
  • użycia podrobionej lub przerobionej w powyższym zakresie faktury (art. 270a),
  • wystawienia faktury lub faktur na łączną kwotę brutto powyżej 200 tys. zł, poświadczających nieprawdę co do okoliczności faktycznych mogących mieć wpływ na określenie wysokości należnego podatku lub jego zwrotu (art. 271a),
  • użycia powyższej faktury lub faktur poświadczających nieprawdę (art. 271a).

Fałszerstwo materialne zagrożone jest karą pozbawienia wolności, a w wypadkach mniejszej wagi grzywną, karą ograniczenia wolności lub karą pozbawienia wolności (tak, w wypadku czynu mniejszej wagi pozbawienie wolności też wchodzi w grę). Za fałsz intelektualny sankcje są surowsze – przepis przewiduje bowiem wyłącznie karę pozbawienia wolności. Przy czym wszystkie powyższe kary są stopniowalne w zależności od wielkości należności brutto stwierdzonych fakturami a zagrożenie sięga nawet kary 25 lat pozbawienia wolności.

Uspokajająco należy podkreślić, że prawo karne wymaga udowodnienia winy oskarżonego, stąd zwykłe ludzkie pomyłki przy wystawianiu faktur i posługiwaniu się nimi nie stanowią podstawy do skazania w postępowaniu karnym.

Ujawnienie przez sprawcę popełnienia przestępstwa przed powzięciem o nim informacji przez organy ścigania może skutkować zastosowaniem przez sąd nadzwyczajnego złagodzenia kary, a zwrot uzyskanej z czynu zabronionego korzyści majątkowej – nawet odstąpieniem od jej wymierzenia.

Zmianie uległy również inne ustawy, w wyniku czego organy uzyskały uprawnienia m. in. do kontroli i utrwalania treści rozmów telefonicznych w celu wykrycia i uzyskania dowodów dla toczącego się postępowania lub zapobieżeniu popełnienia nowego przestępstwa – w zakresie podrabiania i przerabiania oraz używania sfałszowanych faktur.

W uzasadnieniu projektu ustawy wskazano, że sankcje karnoskarbowe w zakresie wyłudzania podatku VAT są niewystarczające, a problem karuzeli VAT fundamentalny dla zasobności budżetu państwa. Projektodawca powołał też przykłady zagranicznych przepisów, gdzie np. w Stanach Zjednoczonych za podobne przestępstwa gospodarcze grozi nawet 150 lat pozbawienia wolności (!), co spotkało m. in. przedsiębiorcę Bernarda Madoffa.

Życzę Ci, żebyś nigdy nie potrzebował mojej pomocy w obronie przed zarzutami o uczestniczenie w spirali podatkowej! Ale gdyby coś, to wiesz jak się ze mną skontaktować.

Ostatnio ustawodawca dostarcza nam wielu wrażeń zmieniając co i rusz kolejne przepisy, ale ile można pisać o samych nowelizacjach? Dlatego dzisiaj chciałbym zaserwować Ci prawdziwe prawnicze „mięso” i powiedzieć słów kilka o tajemniczo brzmiącej prokurze i prokurencie. Przy czym bez zmian prawa i tutaj się nie obeszło, więc na końcu dwa zdania poświęcę zagadnieniu prokury „wczoraj i dziś”.

Słowo prokura pochodzi z języka łacińskiego, gdzie procuro, procurare oznaczało zawiadywanie, zarządzanie, pielęgnowanie i troszczenie się o coś. Te dawne znaczenia bardzo dobrze oddają istotę prokury, ponieważ prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa udzielanego przez przedsiębiorcę wpisanego do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), które upoważnia prokurenta (pełnomocnika) do dokonywania wszelkich czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Wyjątek stanowi zbycie przedsiębiorstwa, oddanie go do czasowego korzystania innej osobie, oraz zbycie lub obciążenie nieruchomości, do których to czynności niezbędne jest dodatkowe, wyraźne umocowanie prokurenta.

Prokury można udzielić wyłącznie osobie fizycznej posiadającej pełną zdolność do czynności prawnych. Jak więc widzisz, ograniczenia podmiotowe dotyczą nie tylko osoby udzielającej prokury (przedsiębiorca z KRS), ale też prokurenta (pełna zdolność). Co więcej, z samym ustanowieniem prokury wiążą się pewne szczególne wymogi – prokura musi zostać udzielona na piśmie pod rygorem nieważności, a jej udzielenie (tak samo jak wygaśnięcie) powinno zostać zgłoszone do rejestru przedsiębiorców (KRS). Ułatwia to weryfikację faktycznego umocowania prokurenta do roli tego wyjątkowego pełnomocnika, a tym samym wpływa na pewność obrotu na rynku.

Polskie prawo wyróżnia kilka rodzajów prokury, z których większość nie budzi żadnych wątpliwości. Prokura może być bowiem udzielona jako prokura singularna (jednoosobowa), łączna (kilku prokurentów musi działać wspólnie) lub oddziałowa (jest to prokura pojedyncza lub łączna, ale zawężona do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa). Kontrowersyjną, a zarazem bardzo popularną w praktyce funkcjonowania spółek prawa handlowego, jest zaś tzw. prokura łączna niewłaściwa, polegająca na umocowaniu prokurenta do działania tylko i wyłącznie razem z członkiem zarządu lub wspólnikiem spółki osobowej uprawnionym do jej reprezentacji.

Kontrowersje wynikają stąd, że prokura łączna niewłaściwa nie była wskazana wprost w przepisach ustawy. Tak było zarówno pod rządami Kodeksu handlowego z 1934 r., jak i współczesnego Kodeksu cywilnego. Dlatego też tematem zajmował się Sąd Najwyższy, który w swoich orzeczeniach dopuszczał stosowanie tego rodzaju prokury, wywodząc go z analogicznego stosowania innych przepisów prawa. Jednakże mimo orzecznictwa Sądu Najwyższego sądy powszechne na terenie całego kraju wyrokowały niejednolicie, czasem dopuszczając taką prokurę a czasem nie. W tych okolicznościach Sąd Najwyższy podjął uchwałę 7 sędziów tego sądu, która miała rozstrzygnąć tę kwestię i dać wyraźny sygnał dla całego sądownictwa, jak powinno orzekać w podobnych sprawach. Ostatecznie uchwała z 30 stycznia 2015 r. (III CZP 34/14) stwierdziła, że prokura łączna niewłaściwa jest niedopuszczalna na gruncie obowiązujących przepisów i nie może być wpisywana do rejestru przedsiębiorców KRS.

I na tym temat prokury łącznej niewłaściwej by się skończył. Gdyby nie ustawodawca, który z dniem 1 stycznia 2017 r. wprowadził zmianę do przepisów Kodeksu cywilnego i wprost uregulował ten rodzaj prokury w polskim porządku prawnym. Odpowiedni fragment nowego przepisu stanowi:

Prokura może obejmować umocowanie także albo wyłącznie do dokonywania czynności wspólnie z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki osobowej.

Jak więc widzisz, zmiany są dynamiczne i mieszają w historii. Może nie tej przez wielkie H, ale w historii instytucji prawa cywilnego z całą pewnością 😉 W każdym razie pamiętaj, że możliwość ustanowienia prokurenta to duże ułatwienie dla spółki prawa handlowego, które pozwala na powierzenie bieżącego zarządzania spółką zaufanej osobie, z jednoczesnym odciążeniem jej zarządu (lub wspólników przy spółce osobowej). I choć z prokurą wiąże się nieraz sporo pytań i wątpliwości, to jednak warto na nie odpowiedzieć, by bezpiecznie i z pożytkiem dla przedsiębiorstwa korzystać z tego udogodnienia.

Kodeks spółek handlowych ustanawia szczególne obowiązki i ograniczenia dla spółek, które wykazują cechy dominacji wobec innych spółek działających na rynku. Spółki te (nazwane po prostu spółkami dominującymi) muszą m.in. ogłaszać o osiągnięciu i utracie pozycji dominującej w spółce akcyjnej, zawiadamiać o powstaniu stosunku dominacji czy uzyskiwać dodatkowe zgody organów spółki na zawarcie niektórych umów, nabycie mienia lub akcji własnych spółki w relacjach między spółką dominującą a spółką zależną. Diabeł tkwi w szczegółach, a więc warto wiedzieć, czy wobec Twojej spółki istnieją jakieś dodatkowe wymogi prawne, o których być może nie myślisz na co dzień lub zwyczajnie nie wiesz, a które mogą niespodziewanie okazać się palącym problemem.

Zanim jednak zaczniesz wertować KSH i poszukiwać odpowiedzi na blogach prawniczych – ustalmy najpierw, czy Twoja spółka spełnia cechy spółki dominującej (a może spółki od niej zależnej).

Spółka dominująca to spółka prawa handlowego (a więc spółka osobowa lub spółka kapitałowa), która spełnia przynajmniej jeden z poniższych warunków:

1. dysponuje bezpośrednio lub pośrednio większością głosów na zgromadzeniu wspólników (lub walnym zgromadzeniu) innej spółki kapitałowej (spółki zależnej) lub spółdzielni (spółdzielni zależnej), lub też w spółce osobowej,

2. dysponuje bezpośrednio lub pośrednio większością głosów w zarządzie innej spółki kapitałowej,

3. jest uprawniona do powoływania lub odwoływania większości członków zarządu lub rady nadzorczej innej spółki kapitałowej albo spółdzielni,

4. członkowie jej zarządu stanowią więcej niż połowę członków zarządu innej spółki kapitałowej albo spółdzielni,

5. wywiera decydujący wpływ na działalność spółki kapitałowej zależnej lub spółdzielni zależnej, w szczególności na podstawie umów o zarządzanie spółką zależną lub umów o przekazywanie zysku przez taką spółkę.

Jak więc widzisz, polskie prawo handlowe stara się wyróżnić spółki dominujące, stosując różne kryteria związane z faktycznym wpływem na inną spółkę lub spółdzielnię działającą na rynku (także na podstawie porozumień z innymi osobami). Posiadanie większości głosów na zgromadzeniu wspólników (najważniejszym organie każdej spółki) czy też w zarządzie lub radzie nadzorczej innej spółki rzeczywiście daje uprawnionemu olbrzymi wpływ na działalność spółki zależnej, szczególnie gdy umowa bądź statut spółki przewiduje szczególne uprawnienia korporacyjne dla wspólników lub wymóg uzyskania dodatkowej zgody rady nadzorczej. Zarząd zaś, jako organ działający w imieniu spółki i reprezentujący ją zarówno w sprawach wewnętrznych, jak i na zewnątrz, stanowi podstawowe narzędzie kontrolowania bieżącej pracy spółki i podejmowania przez nią decyzji.

Warto zwrócić uwagę również na punkt 5. powyżej, który celowo został sformułowany w taki, a nie inny sposób. Jego nieostrość i nieprecyzyjność jest jak najbardziej zamierzona, gdyż ma on dać podstawę do stwierdzenia istnienia pozycji dominującej jednej spółki wobec innej nawet wówczas, gdy żaden z pozostałych warunków nie jest spełniony, a jednak wpływ spółki dominującej jest wyraźnie dostrzegalny.

W swoim czasie opiszę na blogu poszczególne obowiązki i ograniczenia związane z posiadaniem przez spółkę statusu spółki dominującej. Jeżeli kierujesz taką spółką lub jesteś jej właścicielem – już dziś zapraszam Cię do śledzenia nowych wpisów.

Wszystkiego dobrego!

Jeżeli prowadzisz spółkę, to zapewne wiesz, że niektóre zmiany w jej organizacji i funkcjonowaniu dla swojej ważności wymagają tylko decyzji odpowiedniego organu spółki, a inne rozpatrzenia wniosku przez sąd rejestrowy i umieszczenia informacji o zmianie w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). W praktyce jednak rozróżnienie, które zmiany wymagają udziału sądu, a które nie, stanowi dla wielu osób problem. Chodzi bowiem o rozróżnienie charakteru wpisu tych zmian do rejestru – czy są objęte wpisem o charakterze konstytutywnym czy deklaratoryjnym. Mam nadzieję, że z lektury poprzedniego wpisu już wiesz, czym ww. sytuacje się różnią 🙂

Dzisiaj chciałbym wyjaśnić Ci różnicę pomiędzy siedzibą spółki a jej adresem, oraz wskazać, jak skutecznie dokonać ich zmiany w rejestrze przedsiębiorców.

Jak wskazuje Kodeks cywilny, siedzibą spółki (i każdej innej osoby prawnej) co do zasady jest miejscowość, w której siedzibę ma jej organ zarządzający. Przez organ zarządzający należy w praktyce rozumieć zarząd spółki lub wspólników spółki osobowej. Jednak mało kto, rejestrując spółkę, kieruje się rzeczywiście siedzibą jej zarządu. Zazwyczaj spółkę rejestruje się tam, gdzie znajduje się lokal firmy, gdzie spółka działa i oferuje swoje usługi etc. Najważniejsze, żebyś zapamiętał, że siedziba = miejscowość. Przez siedzibę nie należy rozumieć ani lokalu (budynku) spółki, ani też adresu tego lokalu. Siedziba to tylko i wyłącznie miejscowość, w której spółka działa.

Z kolei adres spółki, to po prostu adres, pod jakim spółka została zarejestrowana (ulica, kod pocztowy etc.).

Zobacz, jak to wygląda w odpisie z rejestru przedsiębiorców KRS:

adres i siedziba w KRS

Siedziba i adres spółki umieszczone są w osobnej rubryce. Siedziba zawiera co prawda więcej danych niż tylko miejscowość, ale nie zawiera adresu. Natomiast adres zawiera również miejscowość, bo to po prostu pełna informacja adresowa, pozwalająca na wysyłanie spółce korespondencji.

Siedziba i adres spółki pojawia się nie tylko w KRS, lecz ma kluczowe znaczenie także przy określaniu stron umów i w postępowaniach sądowych, gdzie trzeba m.in. wskazać siedzibę stron.

Zostając jednak przy KRS i zarazem przechodząc do kolejnego zagadnienia – powiedzmy sobie, jak wygląda dokonywanie zmian siedziby spółki i adresu w KRS (bo wygląda zupełnie inaczej!).

Ze zmianą adresu sprawa jest prosta – zarząd (lub wspólnicy spółki osobowej) podejmuje uchwałę o zmianie adresu spółki, wskazując w niej nowy adres. Od tego momentu (chyba że w treści uchwały określono inną chwilę wejścia uchwały w życie) adres spółki ulega zmianie i jest skuteczny prawnie. Zarząd ma oczywiście obowiązek zgłoszenia zmiany adresu do rejestru przedsiębiorców KRS, ale wpis tej zmiany do rejestru ma charakter deklaratoryjny – a więc jedynie potwierdza i ujawnia w rejestrze pewien fakt, który już miał miejsce. Brak zgłoszenia zmiany adresu do rejestru nie powoduje więc nieważności nowego adresu, choć może doprowadzić do innych konsekwencji z powodu naruszenia obowiązku aktualizacji danych spółki.

Natomiast zmiana siedziby spółki wymaga więcej zachodu. Wynika to z tego, że siedziba spółki stanowi niezbędny element umowy spółki, tzn. że w treści umowy spółki lub statutu musi znajdować się informacja o siedzibie danej spółki. Chcąc więc zmienić siedzibę, trzeba najpierw zmienić umowę spółki, zachowując wszystkie formalności i wymagania z tym związane. Przykładowo, przepis Kodeksu spółek handlowych dotyczący spółki z ograniczoną odpowiedzialnością stanowi wprost, że „zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru” (art. 255 § 1). Gdy prawo stanowi, że coś wymaga wpisu do rejestru, to wskazuje na konstytutywny charakter wpisu tej informacji do KRS. A charakter konstytutywny przesądza o tym, że dopóki dana informacja czy zmiana nie zostanie prawomocnie wpisana do rejestru przedsiębiorców, dopóty zmiana ta nie obowiązuje prawnie. W przypadku zmiany siedziby spółki dochodzi więc do sytuacji, w której zmiana jest już zawarta w nowej treści umowy spółki, ale jeszcze nie obowiązuje, bo nie została zarejestrowana w rejestrze. Z powyższego wynika również wniosek, że każda zmiana treści umowy spółki wymaga dla swej ważności wpisu do rejestru, o czym warto pamiętać.

Podsumowując, zmiana adresu spółki ma charakter deklaratoryjny, a zmiana siedziby konstytutywny, ale dla transparentności działalności gospodarczej spółki i dla uniknięcia sankcji za niedochowanie przepisów – staraj się zawsze terminowo zgłaszać do KRS wszelkie zmiany w spółce. Duże i małe 😉

Dziś chciałbym wyjaśnić Ci różnicę pomiędzy wpisami konstytutywnymi i deklaratoryjnymi do rejestru przedsiębiorców KRS. Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą w formie spółki prawa handlowego (niezależnie – osobowej czy kapitałowej) to z pewnością wiesz, czym jest Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) i że ciąży na Tobie obowiązek zgłaszania do tego rejestru szeregu różnych danych dotyczących Twojej spółki. Z praktyki wiem jednak, że wielu przedsiębiorców nie rozumie, jakie skutki mają składane przez nich wnioski do rejestru. Innymi słowy – nie wiedzą, czy w związku z pewną zmianą w spółce (np. zmianą siedziby, umowy spółki, składu zarządu) mogą uznać dokonaną zmianę od razu za skuteczną i wiążącą w obrocie prawnym, czy też powinni poczekać do momentu, aż sąd rejestrowy uwidoczni tę zmianę w rejestrze.

W gruncie rzeczy wielu przedsiębiorców błędnie myśli, że zgłoszenie zmiany danych do KRS ma jedynie charakter porządkowy. Coś na wzór adresu zameldowania osób fizycznych – każdy wie, że powinien go posiadać, ale mało kto faktycznie zamieszkuje w miejscu swojego zameldowania. Jeżeli z dzisiejszego wpisu miałbyś zapamiętać tylko jedną rzecz, to niech będzie to następujący fakt: część zmian w spółce zgłaszanych do KRS koniecznie musi zostać wpisana do rejestru przez sąd. Dopóki tak się nie stanie – nie będą one skuteczne. To znaczy, że ani Ty, ani Twoi kontrahenci i klienci nie będziecie mogli powoływać się na te zmiany. W świetle prawa one nie nastąpiły. Tego rodzaju wpisy danych do KRS nazywa się wpisami o charakterze konstytutywnym, o których więcej piszę dalej.

A więc krótko i na temat – gdy w działalności spółki zajdzie jakaś zmiana, która zgodnie z przepisami powinna zostać ujawniona w rejestrze przedsiębiorców KRS, to spółka zobowiązana jest złożyć do sądu rejestrowego wniosek o zmianę danych. Sąd rozpoznaje taki wniosek i na jego podstawie dokonuje wpisu do rejestru nowych informacji o spółce.

Wpis do KRS może być konstytutywny albo deklaratoryjny:

  • wpis konstytutywny – zmiany nim objęte zaczynają obowiązywać dopiero od chwili, gdy sąd rejestrowy wydał postanowienie o wpisie i zamieścił nowe dane w rejestrze. Co do zasady wpis jest konstytutywny wtedy, gdy przepis prawa wprost wskazuje, że chwilą dokonania zmiany jest chwila dokonania wpisu.

  • wpis deklaratoryjny (inaczej deklaratywny) – zmiany nim objęte obowiązują od chwili ich dokonania. Natomiast ujawnienie ich w rejestrze przez sąd ma wyłącznie charakter informacyjny. Nie oznacza to, że nie masz obowiązku zawiadomienia sądu o ich zmianie (bo masz taki obowiązek, i to w określonym terminie), jednak nie jest to warunkiem ich skuteczności. Takie są pozostałe wpisy, inne niż wpisy konstytutywne.

Jakie informacje zgłaszane do KRS mają charakter konstytutywny a jakie deklaratoryjny? Tego dowiesz się z kolejnych wpisów (np. z tego). W tym miejscu warto jeszcze wspomnieć, że istnieją również takie dane, które nie są widoczne w rejestrze przedsiębiorców jako takim (nie znajdziesz ich w odpisie z rejestru spółki), lecz i tak objęte są obowiązkiem zgłoszenia ich do sądu. Tego rodzaju informacje składa się do akt rejestrowych spółki.

Żeby się z nimi zapoznać, trzeba wybrać się do czytelni akt sądu rejestrowego. Zrobić to może każdy – ponieważ rejestr przedsiębiorców jest jawny. Ma to kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu prawnego, a więc współpracy przedsiębiorców, i warto z tej cechy rejestru korzystać.

Jak może czytałeś w zakładce o blogu, moją osobistą misją jest podnoszenie świadomości prawnej przedsiębiorców i pokazywanie im, jak prawidłowo prowadzić działalność gospodarczą z uwzględnieniem obowiązków określonych przepisami prawa. Staram się przekazywać klientom dobre praktyki, a dzięki blogowi mogę to robić na szerszą skalę. Dziś chciałbym opowiedzieć Ci o informacjach, jakie zgodnie z prawem powinieneś zamieszczać w większości dokumentów swojej spółki. Nie tylko dlatego, że za brak ich podawania grozi grzywna do 5 000 zł, lecz również dla wiarygodności w oczach osób, z którymi współpracujesz.

Na spółkach wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS (ale też na spółkach cywilnych, których tam nie znajdziemy, jak i na niektórych innych podmiotach) ciążą pewne minimalne obowiązki informacyjne w zakresie pism papierowych i elektronicznych wymienianych z kontrahentami i klientami.

Przepisy dotyczące informacji, jakie powinny znaleźć się w pismach spółki, rozsiane są po kilku różnych ustawach, i choć w większości się pokrywają, to oczywiście zdarzają się istotne wyjątki. Poniżej wyjaśnię Ci co i jak, żebyś mógł prawidłowo oznaczać swoje pisma.

Kodeks spółek handlowych wskazuje, że każda spółka kapitałowa (a więc spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna) oraz spółka komandytowo-akcyjna, powinny w swoich wszelkich pismach i zamówieniach handlowych, a także na stronie internetowej spółki, podawać następujące dane:

  1. firmę spółki, jej siedzibę i adres – przez firmę należy oczywiście rozumieć to, co potocznie określa się „nazwą firmy”, a przez siedzibę miejscowość, w której ma siedzibę zarząd spółki,

  2. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru – chodzi o sąd rejestrowy, w którym zarejestrowałeś spółkę i „numer KRS”, jaki został jej przydzielony.

  3. numer identyfikacji podatkowej (NIP)

  4. wysokość kapitału zakładowego – przy spółce akcyjnej i spółce komandytowo-akcyjnej trzeba również podać, w jakiej wysokości kapitał zakładowy został faktycznie wpłacony (na ogół będzie to kwota identyczna z wysokością kapitału zakładowego). Nieco inaczej jest ze spółką z o.o., której umowę zawarto przy wykorzystaniu tzw. „wzorca umowy” – do czasu pokrycia kapitału zakładowego należy dodatkowo podawać, że wkłady na kapitał nie zostały wniesione.

Przez pisma i zamówienia handlowe należy rozumieć m. in. faktury, noty księgowe, pisma reklamacyjne, umowy, a nawet e-maile służbowe.

Natomiast w przypadku spółek osobowych oraz innych podmiotów wpisanych do KRS (np. stowarzyszeń i fundacji) powinny one w swoich pismach kierowanych do oznaczonych adresatów (a więc wskazanych z nazwy, imienia i nazwiska itp.) podawać:

  1. firmę lub nazwę

  2. oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności

  3. siedzibę i adres

  4. numer identyfikacji podatkowej (NIP)

  5. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja rejestrowa podmiotu oraz numer, pod którym jest on wpisany do rejestru

Powyższe wyliczenie wynika z ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Przy czym przepis pozwala spółkom osobowym (i tylko im) nie podawać ww. informacji w pismach kierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych. Chodzi tu o kontakty ciągłe lub powtarzalne, będące przeciwieństwem kontaktów sporadycznych.

Z przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wynika zaś obowiązek posługiwania się przez każdego przedsiębiorcę (wpisanego do KRS, ale też do CEIDG) numerem NIP w obrocie prawnym i gospodarczym, zwłaszcza w kontaktach z urzędami. Ta sama ustawa przewiduje też obowiązek podawania w reklamach i ofertach każdego przedsiębiorcy jego firmę, NIP, siedzibę i adres.

W praktyce więc, aby uniknąć ryzyka pominięcia jakiejś informacji, warto nie rozgraniczać ofert od umów etc. – tylko po prostu we wszystkich pismach papierowych i elektronicznych każdej spółki podawać co najmniej: firmę, siedzibę i adres, oznaczenie sądu i numer KRS, NIP, oraz kapitał zakładowy. Warto umieścić ww. dane na papierze firmowym, w stopce wiadomości e-mail, lub na firmowej pieczątce.

Jeżeli informacji tych jednak zabraknie – sąd rejestrowy może nałożyć na osoby odpowiedzialne (na ogół zarząd) grzywnę w wysokości do 5 000 zł. Prof. Andrzej Kidyba w swoim komentarzu wskazuje również na ryzyko jednoczesnego popełnienia czynu zabronionego, polegającego na przedstawianiu nieprawdziwych danych, za co grozi nawet kara pozbawienia wolności do lat 2. Jednak z różnych względów trudno zgodzić się z taką interpretacją przepisów, i co do zasady nie znajduje ona potwierdzenia u innych komentatorów.

W poprzednim wpisie, poświęconym konsekwencjom odbycia zgromadzenia wspólników po terminie, wspomniałem o sprawozdaniach finansowych spółki. Nie bez powodu, ponieważ jedną z podstawowych spraw, podejmowanych w czasie zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki, jest rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy. Jest to niezbędny punkt corocznego zgromadzenia wspólników wszystkich spółek prawa handlowego (osobowych i kapitałowych), wymagany przez prawo.

Nie przeprowadzenie zgromadzenia wspólników w terminie powoduje automatycznie, że spółka narusza również przepisy dotyczące obowiązków związanych ze sprawozdaniami finansowymi. Jest to jednak temat na tyle obszerny, iż wymaga odrębnych wpisów. Dziś pierwszy z nich – o terminach, jakie wiążą się ze sprawozdaniami finansowymi spółek. Kolejny będzie poświęcony odpowiedzialności za naruszenie obowiązków związanych ze sprawozdaniami. Temat jest z pogranicza rachunkowości i podatków, a więc wymaga nieco skupienia – przy czym warto poświęcić mu chwilę, bo dotyczy niemalże każdej spółki, również Twojej.

Przechodząc do rzeczy, ustawa o rachunkowości stanowi, że rachunkowość jednostki (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) obejmuje m.in. poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa. Już na pierwszy rzut oka widać, że obowiązków związanych ze sprawozdaniami finansowymi jest wiele. Na dziś uwierz mi również, że za ich naruszenie grożą dotkliwe sankcje, o których wkrótce napiszę.

Poddawanie sprawozdań badaniu (przez biegłego rewidenta) nie dotyczy większości spółek, podobnie jak sporządzanie skonsolidowanych sprawozdań finansowych, stąd we wpisie skoncentruję się na pozostałych obowiązkach.

Po pierwsze więc, sprawozdanie finansowe należy sporządzić, i zrobić to w określonym terminie. Sprawozdanie sporządza się „na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (…) oraz na inny dzień bilansowy”. Co to oznacza w praktyce? Ustawa określa wiele momentów, kiedy trzeba sporządzać sprawozdania, ale do najczęstszych należy dzień kończący rok obrotowy. O roku obrotowym pisałem już tutaj, ale przypomnę, że rok obrotowy zazwyczaj jest określony w umowie spółki i zazwyczaj odpowiada rokowi kalendarzowemu (w dalszej części wpisu przyjmuję taką właśnie sytuację i według niej liczę terminy). Ponieważ ustawa mówi, że księgi rachunkowe należy zamknąć najpóźniej w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, to w praktyce mamy 3 miesiące od końca roku na zamknięcie ksiąg rachunkowych i sporządzenie sprawozdania finansowego spółki.

Wystarczy, że zapamiętasz jedno – na ogół sprawozdanie finansowe spółki należy sporządzić do końca marca kolejnego roku kalendarzowego. Kolejnego, ponieważ sprawozdanie finansowe dotyczy minionego roku, np. roku 2015, a więc sprawozdanie za 2015 rok należy sporządzić w terminie do końca marca 2016 r.

W porządku, wiemy już do kiedy musi powstać i zostać podpisane gotowe sprawozdanie. Następnie sprawozdanie należy przedstawić organom spółki, zgodnie z przepisami prawa i postanowieniami umowy spółki lub jej statutu (który też jest umową spółki, ale przy spółkach akcyjnych posługujemy się nazwą „statut”). Takim organem zazwyczaj jest rada nadzorcza spółki oraz jej wspólnicy (lub akcjonariusze).

Sprawozdanie finansowe należy również zatwierdzić, w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, co w praktyce zazwyczaj oznacza termin do końca czerwca kolejnego roku. Czyli sprawozdanie finansowe za 2015 rok powinno zostać zatwierdzone w terminie do końca czerwca 2016 r. Jak już wiesz z tego wpisu, jest to również termin na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników, które powinno zająć się rozpatrzeniem i zatwierdzeniem sprawozdania. Zbieżność terminów nie jest więc przypadkowa 😉

Jeszcze przed odbyciem zgromadzenia i zatwierdzeniem sprawozdania, najpóźniej na 15 dni przed terminem zgromadzenia, sprawozdanie finansowe należy udostępnić wspólnikom spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i akcjonariuszom spółki akcyjnej.

Z kolei już po zatwierdzeniu sprawozdania, kierownik jednostki (w spółce będzie nim zazwyczaj zarząd spółki) zobowiązany jest do złożenia do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdania finansowego z odpisem uchwały zatwierdzającej sprawozdanie oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty. Złożenie dokumentów następuje na specjalnym urzędowym formularzu w sądzie rejestrowym właściwym dla spółki. Na złożenie sprawozdania do sądu spółka ma 15 dni liczonych od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Zakładając więc, że zgromadzenie odbyło się w ostatnim możliwym momencie, sprawozdanie powinno zostać złożone w sądzie w terminie do 15 lipca kolejnego roku, np. 15 lipca 2016 r.

Sprawozdanie finansowe wraz z odpisem uchwały zatwierdzającej to sprawozdanie należy złożyć także w Urzędzie Skarbowym spółki, w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Jak więc widzisz, na spółkach prawa handlowego spoczywa wiele obowiązków księgowo-rachunkowych, których dopilnowanie wymaga czasu i skrupulatności, a przy tym wiedzy – jak zrobić to prawidłowo i zgodnie z prawem. Gdy to się nie uda, grożą Ci poważne sankcje, o których napiszę niebawem. Z powodu obszerności wpisu nie wspomniałem w nim o sprawozdaniach z działalności jednostki, które co do zasady należy sporządzać i składać razem ze sprawozdaniami finansowymi. Ale i na to przyjdzie czas 🙂

Mamy już sierpień, a więc dzisiejszy wpis jest bardzo „na czasie”, ponieważ chciałbym Ci opowiedzieć o konsekwencjach odbycia zgromadzenia wspólników po terminie (dotyczy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), czy też walnego zgromadzenia po terminie (dotyczy spółki akcyjnej i spółki komandytowo-akcyjnej).

Bardzo często się zdarza, że termin na zwołanie i odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników lub zwyczajnego walnego zgromadzenia – mija niepostrzeżenie. Możesz zapytać, jak to się dzieje, skoro to jeden z podstawowych obowiązków każdej spółki kapitałowej? A może sam jesteś w sytuacji, gdy czas minął, i jakoś Cię to nie dziwi… W każdym razie, pewnie zachodzisz w głowę, czy odbycie zgromadzenia po terminie lub nie odbycie go wcale, powoduje jakieś negatywne skutki dla spółki lub dla Ciebie samego? Odpowiedź – to zależy.

Od kilku czynników. Ale zanim do nich przejdziemy ustalmy najpierw – w jakim terminie powinno odbyć się zgromadzenie.

Przepisy Kodeksu spółek handlowych wyraźnie wskazują, że zwyczajne zgromadzenia spółek kapitałowych (i spółki komandytowo-akcyjnej, zwanej spółką hybrydową, a więc łączącą cechy spółek kapitałowych i spółek osobowych) powinny odbyć się w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Definicja roku obrotowego zależy od treści umowy spółki, ale zazwyczaj rok obrotowy odpowiada po prostu rokowi kalendarzowemu. W takim przypadku zwyczajne zgromadzenie powinno odbyć się najpóźniej do końca czerwca każdego roku.

Czym jest zwyczajne zgromadzenie? Zgromadzenia dzielą się na zwyczajne i nadzwyczajne. Zwyczajne zgromadzenie musi się odbyć co roku, w powyższym terminie, natomiast zgromadzenia nadzwyczajne mogą zostać zwołane, ale nie muszą. Ponadto tylko na zwyczajnym zgromadzeniu podejmowane są pewne bardzo istotne dla funkcjonowania spółki uchwały (ale o nich innym razem).

Wiemy już więc, czym są zwyczajne zgromadzenia i do kiedy muszą być zwoływane. „Muszą”, bo choć przepis posługuje się słowem „powinny”, to wynika to tylko z pewnej tradycji pisania tekstów prawnych. Powinność oznacza jednak przymus.

Co w takim razie, gdy termin upłynął?

Najlepiej jak najszybciej zwołać i odbyć zgromadzenie. Będzie spóźnione, to fakt, a tym samym będzie wadliwe – jednak wadliwość nie jest równoznaczna z nieskutecznością, czy też nieważnością zgromadzenia i podjętych na nim uchwał wspólników. Co do zasady.

Mówiąc bowiem o konsekwencjach odbycia zgromadzenia po terminie trzeba wskazać na trzy zagrożenia:

  1. możliwość wytoczenia przeciwko spółce powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały – warunkiem powództwa jest podjęcie przez wspólników uchwały sprzecznej z ustawą, a więc naruszającej prawo. Podejmowanie uchwał na zgromadzeniu odbytym po terminie samo w sobie narusza prawo. Na szczęście jednak Sąd Najwyższy w swoim orzecznictwie ograniczył skuteczność ww. powództwa – wskazując, że tylko wtedy spóźnione uchwały można uznać za nieważne, gdy spóźnienie miało wpływ na ich treść. A więc powód musi udowodnić, że odbycie zgromadzenia po terminie wpłynęło na treść podejmowanych na nim uchwał.

  1. możliwość nałożenia grzywny na członków zarządu i likwidatorów spółki – przepisy Kodeksu spółek handlowych przewidują sankcję mającą na celu zdyscyplinowanie członków zarządu spółki do zwołania zgromadzenia. Zarówno gdy zgromadzenie powinno się odbyć z powodu przepisu ustawy, postanowienia umowy spółki, lub też żądania zgłoszonego przez uprawnione osoby. Sąd rejestrowy może nałożyć grzywnę na każdą odpowiedzialną osobę w wysokości nawet do 20 000 zł. Jest to odpowiedzialność cywilna, do której stosuje się przepisy postępowania cywilnego, jednakże łączy w sobie cechy odpowiedzialności karnej w szerokim znaczeniu – i zgodnie z najnowszą uchwałą Sądu Najwyższego dla nałożenia grzywny niezbędne jest wykazanie winy umyślnej członków zarządu w niezwołaniu zgromadzenia na czas.

  1. możliwość ponoszenia odpowiedzialności wobec spółki za wyrządzoną jej szkodę – warunkiem tej odpowiedzialności jest faktyczne wyrządzenie szkody spółce z powodu opóźnienia w odbyciu zgromadzenia, wynikającego z winy zarządu lub likwidatora.

Jak wysokie jest ryzyko, że któraś z powyższych sytuacji rzeczywiście nastąpi? Raczej niewielkie. Trudno wykazać wpływ opóźnienia na treść podjętych uchwał, podobnie jak fakt wyrządzenia szkody spółce. A sądy rejestrowe rzadko nakładają grzywnę, bo zwyczajnie nie mają czasu na kontrolowanie wszystkich spółek. Niewykluczone jednak, że wspólnik mniejszościowy, lub wierzyciel spółki zawiadomi sąd o sytuacji. I poprosi o nałożenie grzywny z urzędu. W pewnych zaś okolicznościach zwłoka w odbyciu zgromadzenia faktycznie może wyrządzić szkodę i wpłynąć na treść uchwał.

Dlatego też osobiście, radzę Ci pilnować terminów zwyczajnych zgromadzeń w Twojej spółce, zwłaszcza gdy jesteś członkiem zarządu lub likwidatorem. A jeżeli już – z różnych względów, które przecież się zdarzają – nie dotrzymasz terminu, to po prostu… napraw sytuację jak najszybciej. Bo po co ryzykować? Zwłaszcza, że terminowe odbywanie zgromadzeń, a co za tym idzie – składanie w sądzie wymaganych dokumentów (sprawozdań finansowych etc.) – pomaga zbudować zaufanie kontrahentów i klientów. Myślę, że warto.

PS Nie odbycie zgromadzenia na czas powoduje jednak naruszenie przepisów dot. sporządzania sprawozdań finansowych (i często poważne konsekwencje), ale o tym napiszę innym razem 😉 (aktualizacja – temat poruszyłem w tym wpisie).