Kategoria: zakładanie spółki

W dniu 1 czerwca 2017 r. wejdzie w życie zmiana ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, która doda całkowicie nowy przepis (art. 19c), nakładający na podmioty składające do KRS wnioski o wpis lub zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców nowy obowiązek informacyjny. Otóż w przypadku każdego wniosku o wpis do rejestru i wniosku o zmianę wpisu dotyczącą informacji o nabyciu udziałów, akcji lub ogółu praw i obowiązków wspólnika spółki – niezbędne będzie złożenie dodatkowego oświadczenia, czy wnioskodawca jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.

Jak ww. ustawa definiuje cudzoziemca? Cudzoziemcem jest osoba fizyczna nieposiadająca obywatelstwa polskiego, osoba prawna lub spółka nie mająca osobowości prawnej, których siedziba znajduje się za granicą, oraz osoba prawna i spółka handlowa nieposiadająca osobowości prawnej, których siedziba znajduje się w Polsce, ale które są kontrolowane bezpośrednio lub pośrednio przez cudzoziemca.

Spółkę uznaje się za kontrolowaną przez cudzoziemca, jeżeli cudzoziemcy dysponują bezpośrednio lub pośrednio powyżej 50% głosów na zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu albo mają pozycję dominującą w takiej spółce.

Jeżeli odpowiedź na pytanie, czy wnioskodawca jest cudzoziemcem, jest twierdząca – wówczas do wniosku do KRS należy dołączyć dodatkowe oświadczenie. Wnioskodawca oświadcza w nim, czy jest właścicielem lub użytkownikiem wieczystym nieruchomości położonych na terytorium Polski.

Zapytasz może, skąd taka zmiana przepisów? Ma ona ułatwić sądom rejestrowym przekazywanie ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych informacji o cudzoziemcach, którzy nabyli udziały lub akcje w polskich spółkach oraz nieruchomości położone na obszarze naszego kraju. Tym samym spółki z obcym kapitałem powinny spodziewać się zwiększonej liczby kontroli i szybszego reagowania przez właściwe organy na naruszenia ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.

Ponieważ zaś czas szybko leci, to warto o tej zmianie przepisów pamiętać już dzisiaj.

Planując założenie działalności gospodarczej w formie spółki na pewno zastanawiasz się, od kiedy będziesz mógł faktycznie działać, prowadzić swój biznes. W którym momencie kończą się formalności a spółka staje się narzędziem do generowania zysków? To zależy od rodzaju spółki. Spółki osobowe powstają dopiero z chwilą wpisania ich do rejestru przedsiębiorców, ponieważ wpis ma w tym przypadku charakter konstytutywny (pojęcie wyjaśniłem tutaj) a prawo nie przewiduje żadnej formy wcześniejszego funkcjonowania tych spółek. Jednakże w przypadku spółek kapitałowych (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej) sytuacja wygląda dużo ciekawiej i elastyczniej, bo faktyczną działalność możesz prowadzić niemalże od samego początku, nie czekając na rozpatrzenie Twojego wniosku przez sąd rejestrowy.

Już na wstępnym etapie powstaje bowiem spółka w organizacji. I to jej chciałbym poświęcić dziś kilka słów na blogu.

Z chwilą zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje podmiot prawa (spółka w organizacji), posiadający szereg istotnych dla funkcjonowania na rynku „zdolności”. Chodzi o zdolność prawną, do czynności prawnych, sądową, a nawet upadłościową. Powyższe sprowadza się do tego, że już od momentu podpisania umowy spółki uzyskuje ona możliwość występowania w obrocie, jako strona dowolnych umów, strona postępowań sądowych i administracyjnych, pracodawca etc. Powyższe odnosi się również do spółki akcyjnej, która może zacząć działać – co do zasady – już z chwilą objęcia wszystkich akcji w jej kapitale zakładowym.

Spółka w organizacji posiada po prostu faktyczne i prawne możliwości normalnego funkcjonowania, mimo że procedura jej założenia nie dobiegła jeszcze końca – bo w rejestrze muszą zostać zarejestrowane również spółki kapitałowe. Z chwilą rejestracji uzyskują one osobowość prawną i stają się automatycznie (bez potrzeby dokonywania jakichkolwiek czynności) podmiotem praw i obowiązków spółki w organizacji – będąc już spółką właściwą.

Spółka na etapie przed rejestrowym musi posługiwać się swoją firmą z dodatkiem słów „w organizacji”. Po rejestracji dodatek ten nie powinien być już stosowany, ale poza tym nic się nie zmienia – spółka właściwa jest stroną umów zawartych wcześniej przez spółkę w organizacji.

Spółka z o.o. w organizacji jest reprezentowana przez zarząd lub pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników. Natomiast S.A. w organizacji do chwili ustanowienia zarządu reprezentowana jest przez wszystkich założycieli działających łącznie albo przez pełnomocnika ustanowionego ich jednomyślną uchwałą.

Ze spółkami w organizacji wiąże się wiele szczególnych zagadnień, dotyczących m.in. odpowiedzialności za zobowiązania tych spółek i pewnych ograniczeń w wydawaniu dokumentów korporacyjnych. Trzeba je znać, aby bezpiecznie kierować działalnością takiej spółki. Jednak warto wiedzieć (i z tego korzystać), że spółka kapitałowa nie musi czekać z rozpoczęciem działalności do chwili wpisania jej do rejestru. Co więcej, być może zdarzają Ci się klienci lub kontrahenci będący spółkami w organizacji – również w tym przypadku warto znać pojęcie spółki w organizacji, aby nie obawiać się robienia z nimi interesów.

Spółka w organizacji nie gryzie 😉

Każdy kto miał do czynienia z wnioskami składanymi przez spółkę do Krajowego Rejestru Sądowego z pewnością nie raz zastanawiał się, kto powinien podpisać i które z dokumentów wymaganych przez prawo. Jeżeli spółka ma profesjonalnego pełnomocnika, to sprawa jest nieco prostsza, bo niezależnie od tego, jakie zasady reprezentacji przyjęła spółka, większość pism składanych do sądu podpisuje po prostu radca prawny lub adwokat. Ale czy wszystkie? Otóż nie. A jeżeli spółka nie korzysta z pomocy pełnomocnika, to czy konkretne dokumenty powinien podpisać zarząd spółki zgodnie z zasadami reprezentacji, czy może cały zarząd, niezależnie od tych zasad? W gąszczu przepisów łatwo się pomylić, a każda pomyłka skutkuje wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych. A tym samym opóźnia zarejestrowanie spółki bądź zmian w rejestrze co najmniej o kilka tygodni. Warto tego uniknąć – dlatego zapraszam do lektury dzisiejszego wpisu.

Niektórym wydaje się że postępowanie rejestrowe w zakresie Krajowego Rejestru Sądowego jest proste. I w pewnym sensie mają rację, bo wnioski składa się na formularzach, a objęte nimi czynności są często powtarzalne, związane z bieżącymi zdarzeniami prawnymi w życiu spółki, takimi jak zmiana zarządu czy złożenie sprawozdania finansowego. Z drugiej strony jednak postępowanie rejestrowe jest wysoce sformalizowane i łatwo w nim popełnić błąd. Każdy zaś brakujący załącznik, źle wyliczona opłata sądowa, podpis nieprawidłowej osoby pod dokumentem, nie dochowanie terminu, źle wypełniony formularz (wystarczy jedna źle wypełniona rubryka!) lub niewłaściwe wskazany sąd – wszystko to może opóźnić lub wręcz uniemożliwić dokonanie zmiany w rejestrze. I pół biedy, gdy zmiana ma charakter deklaratoryjny, gorzej gdy jest zmianą konstytutywną, a spółce bardzo zależy na czasie – na przykład na zmianie umowy spółki lub podwyższeniu kapitału zakładowego (o deklaratoryjnych i konstytutywnych wpisach oraz różnicach między nimi pisałem tutaj). Jak więc widzisz, czasem po prostu lepiej zlecić wszystko fachowcowi, który zajmie się sprawą od A do Z i skutecznie (oraz terminowo) dokona odpowiednich zmian w rejestrze przedsiębiorców czy rejestrze stowarzyszeń i innych podmiotów.

Ale dziś nie o postępowaniu rejestrowym w ogólności, lecz o podpisach zarządu, składanych pod różnymi dokumentami, jakie w tym postępowaniu występują i stanowią wymagane załączniki do wniosków do KRS. Niniejszy artykuł dotyczy wymogów określonych przepisami Kodeksu spółek handlowych, ale musisz pamiętać, że różne inne ustawy także określają, kiedy pod danym pismem podpisy powinien złożyć cały zarząd (przykładowo ustawa o rachunkowości wymaga tego wobec sprawozdań finansowych).

Zasadą jest, że podpisy zarządu pod dokumentami wystawionymi przez spółkę, są składane zgodnie z zasadami reprezentacji przyjętymi w danej spółce. Co to oznacza? Przykładowo, jeżeli spółka ma trzyosobowy zarząd, a przyjęte w umowie spółki zasady reprezentacji uprawniają do składania oświadczeń woli dwóch członków zarządu działających łącznie – to co do zasady wszelkie dokumenty (w tym pisma i wnioski w postępowaniach sądowych) będzie mogło podpisać dowolnych dwóch członków tego zarządu. Przepisy wskazują, że wymóg podpisania dokumentu przez wszystkich członków zarządu jest sytuacją wyjątkową i ma zastosowanie tylko wtedy, gdy dany przepis wprost wymaga podpisów wszystkich członków. Nie można więc takiego obowiązku domniemywać ani interpretować przepisów rozszerzająco, by wyprowadzić z nich taki właśnie warunek. Zapamiętaj więc, że z zasady najważniejsze są zasady reprezentacji panujące w spółce, a obowiązek złożenia podpisów przez cały zarząd musi wynikać bezpośrednio z przepisu ustawy (albo wyraźnego postanowienia zawartego w umowie spółki).

Na gruncie Kodeksu spółek handlowych przewidziano kilka takich szczególnych sytuacji, w których faktycznie podpisy musi złożyć cały zarząd, niezależnie od tego, ilu członków liczy ten organ spółki, ani jak podzielili oni wewnętrznie swoje obowiązki. W każdym przypadku są to sytuacje doniosłe dla samej spółki lub jej wspólników i dlatego też prawo stawia większe wymogi w zakresie podpisów. Wskazane dalej przypadki dotyczą zarówno spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jak i spółki akcyjnej, a więc wszystkich rodzajów spółek kapitałowych, jakie znane są polskiemu ustawodawstwu.

Po pierwsze, wszyscy członkowie zarządu muszą podpisać wniosek o wpis spółki do rejestru. Jest to szczególny wniosek, ponieważ obejmuje on wszystkie istotne informacje o nowo tworzonej spółce i podpisanie go przez wszystkich członków zarządu stanowi potwierdzenie tych informacji, swego rodzaju poświadczenie wiarygodności nowej spółki.

Po drugie, wszyscy członkowie zarządu muszą złożyć wspólne oświadczenie, że wkłady na kapitał zakładowy spółki zostały w całości wniesione przez wszystkich wspólników spółki (lub też, że wpłaty zostały dokonane zgodnie z prawem, jak stanowi ustawa w zakresie spółki akcyjnej). Powyższe ma zagwarantować, że wspólnicy faktycznie wpłacili kapitał podstawowy spółki i że posiada ona środki operacyjne, będące też pewnym zabezpieczeniem interesów innych uczestników obrotu. Ten sam wymóg podpisu przez wszystkich członków zarządu ma też zastosowanie do sytuacji podwyższenia kapitału zakładowego w spółce – wówczas cały zarząd swoim podpisem zaświadcza, że wkłady na podwyższony kapitał zostały w całości wniesione.

W końcu, jednocześnie ze zgłoszeniem spółki do rejestru oraz w przypadku każdej zmiany wspólników, należy złożyć do sądu rejestrowego podpisaną przez cały zarząd aktualną listę wspólników wraz z podstawowymi danymi ich dotyczącymi (m.in. liczbą posiadanych udziałów). Powyższe dotyczy wyłącznie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, ponieważ skład akcjonariuszy spółki akcyjnej z założenia jest bardziej płynny, a tym samym informacji o nim nie składa się do sądu rejestrowego i nie uwidacznia w odpisach z Krajowego Rejestru Sądowego.

Mam nadzieję, że po lekturze dzisiejszego wpisu będziesz wiedział, kiedy cały zarząd powinien zebrać się i podpisać dokument wystawiony przez spółkę. A przynajmniej – że zapamiętasz adres tego bloga i w razie czego będziesz mógł zawsze tu zajrzeć i sprawdzić co i jak 🙂

Pozdrawiam Cię serdecznie!

PS O KRS pisałem również tutaj, wyjaśniając czym różni się zmiana adresu od zmiany siedziby spółki.

Jeżeli dopiero nosisz się z zamiarem założenia spółki dla prowadzenia działalności gospodarczej lub też planujesz ekspansję swojego biznesu i utworzenie nowych podmiotów prawa handlowego, z pewnością powinna zainteresować Cię możliwość założenia spółki przez internet. Żyjemy bowiem w epoce ciągłego niedoczasu i warto korzystać ze wszystkich udogodnień prawnych, pozwalających na szybsze, prostsze, wygodniejsze i tańsze prowadzenie Twojej firmy. Jak być może wiesz z lektury innego mojego bloga informatyzacja w coraz większym stopniu wkracza do sądów i postępowań egzekucyjnych. Podobnie dzieje się na gruncie Kodeksu spółek handlowych i to już od jakiegoś czasu. Dziś chciałbym zachęcić Cię do skorzystania z tych możliwości. Jak więc założyć spółkę przez internet?

Przez internet możesz założyć trzy rodzaje spółek handlowych: spółkę jawną, spółkę komandytową oraz spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Każda ze spółek charakteryzuje się innymi cechami, własnymi plusami i minusami dla prowadzenia określonej działalności. W przyszłości przedstawię je na blogu. Teraz zapamiętaj, że tylko trzy powyższe spółki można założyć nie wychodząc z domu, najlepiej siedząc przy stole z rozpisanymi założeniami biznesowymi i kubkiem gorącej kawy.

W tym celu należy założyć konto na portalu Ministerstwa Sprawiedliwości i wybrać rodzaj spółki, jaka ma być założona. Jest to tzw. rejestracja spółki w trybie S-24 (w systemie teleinformatycznym), przy wykorzystaniu wzorca umowy. Po wskazaniu wszystkich wymaganych danych i wypełnieniu odpowiednich pól wniosek trzeba będzie podpisać.

Normalnie, zakładając spółkę tradycyjnie, musiałbyś sporządzić, wydrukować i podpisać umowę spółki, lub też spotkać się w tym celu z notariuszem i złożyć podpis w jego obecności. Następnie musiałbyś wypełnić na odpowiednim formularzu wniosek do sądu rejestrowego, aby spółkę zarejestrować w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Cała wygoda rejestracji spółki przez internet sprowadza się do tego, że nie musisz niczego drukować, spotykać się z notariuszem, ani składać wniosków na formularzach. Wystarczy wypełnić pola interaktywnego formularza, zobaczyć wygenerowaną przez system umowę, a całość podpisać – elektronicznie. Jak? To zależy od rodzaju spółki.

Umowę spółki jawnej i spółki komandytowej możesz podpisać przy użyciu tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Przed wykorzystaniem tych form podpisywania dokumentów na odległość musisz uzyskać taką możliwość – w przypadku bezpiecznego podpisu elektronicznego zakupić ten podpis od wybranego dostawcy (jest to więc opcja płatna), a w przypadku profilu ePUAP wypełnić przez internet wniosek o założenie profilu i udać się do niemalże dowolnego urzędu, aby potwierdzić swój wniosek własnoręcznym podpisem. Profil zaufany ePUAP jest całkowicie darmowy i wystarczy przedłużyć go raz na 3 lata, żeby cieszyć się bezpłatnie możliwością załatwiania szeregu spraw urzędowych i firmowych przez internet. Zakres usług dostępnych przez platformę ePUAP stale się zwiększa. Osobiście założyłem profil zaufany wiele lat temu, jak tylko pojawiła się taka możliwość, i od tamtej pory często z niego korzystam. Przykładowo własną działalność gospodarczą – kancelarię radcowską – założyłem właśnie w ten sposób, bez wychodzenia z domu. Dlatego również i Tobie polecam wybór tej właśnie formy podpisania umowy spółki zakładanej przez internet.

Z kolei umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podpiszesz nawet prościej, bo wykorzystując tzw. zwykły podpis elektroniczny (uwaga! zmiana przepisów, czytaj dalej na czerwono). Różni się on od bezpiecznego podpisu elektronicznego i platformy ePUAP tym, że nie musisz zakładać żadnych profili ani wykupywać żadnych podpisów. W ogóle nie musisz nic robić. Po wypełnieniu wniosku o założenie spółki wystarczy podać swoje dane, takie jak numer PESEL, aby skutecznie ją podpisać. Podane przez Ciebie dane zostaną zweryfikowane w bazie PESEL i w przypadku ich zgodności – umowa zostanie skutecznie podpisana.

Z czego wynika ta różnica? Ustawodawca chciał możliwie uprościć zakładanie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, aby upowszechnić elektroniczną formę ich rejestracji. Jak się jednak okazało, zdarzają się przypadki nadużyć i rejestrowania spółek na inne osoby, zupełnie niezwiązane z osobą wypełniającą wniosek online. Wystarczy bowiem znać czyjeś imię i nazwisko oraz PESEL, żeby podszyć się pod niego i założyć w jego imieniu spółkę. Warto o tym pamiętać, bo kradzież tożsamości zdarza się coraz częściej i może być naprawdę dotkliwa, a wiele osób nie traktuje chociażby swojego numeru PESEL z odpowiednią ostrożnością.

Wspomniane nadużycia spowodowały, że trwają prace nad zmianą przepisów i ujednoliceniem zasad podpisywania wszystkich umów spółek przez internet. W związku z tym w przyszłości również spółka z ograniczoną odpowiedzialnością być może będzie podpisywana przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP. Moim zdaniem to dobry postulat, bo wcale nie ogranicza tak bardzo swobody zakładania spółek, a wyraźnie zwiększa bezpieczeństwo nas wszystkich i obrotu prawnego. W końcu jednorazowa wizyta w urzędzie, by od ręki potwierdzić własnoręczny podpis, nie kosztuje zbyt wiele, a raz założony profil zaufany przyda się wielokrotnie.

Aktualizacja – w dniu 13 lipca 2017 r. wejdzie w życie zmiana, o której pisałem. Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością będzie można założyć tylko przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP.

Dlaczego warto założyć spółkę przez internet? Z co najmniej 3 powodów:

1. prostota – wystarczy wypełnić jeden formularz online, zamiast samodzielnie pisać umowę spółki, która musi spełniać określone wymogi prawne i zawierać niezbędne dane. A w systemie S-24 otrzymujesz gotowy wzór standardowej umowy. Oczywiście nie jest to najlepsze rozwiązanie, bo żaden wzór nie oddaje specyfiki danej branży, oczekiwań wspólników spółki, ani zasad zarządzania spółką i jej reprezentacji. Twój radca prawny dosotosowałby umowę spółki do Ciebie i byłaby ona jak garnitur szyty na miarę. Natomiast wzór umowy na portalu Ministerstwa jest jak garnitur masowej produkcji – gorzej leży, ale dostępny jest od ręki i również spełni swoje zadanie.

2. wygoda i szybkość – wszystko można załatwić w krótkim czasie i nie wychodząc z domu, a reszta zadzieje się automatycznie.

3. oszczędność pieniędzy – umowy spółki komadytowej i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymagają formy aktu notarialnego. Zakładając spółkę przez internet nie musisz zachować tej formy, a więc odpada Ci koszt usług notarialnych. Ponadto, wniosek o założenie spółki przez internet wymaga uiszczenia opłaty sądowej w wysokości 250 zł (a nie 500 zł jak w przypadku tradycyjnego wniosku do KRS). Tańsze są również wnioski dotyczące zmiany umowy spółki (200 zł zamiast 250 zł).

Jak więc widzisz powyżej, założenie spółki przez internet oznacza znaczną oszczędność czasu i pieniędzy, a przecież w firmie, zwłaszcza na samym początku, liczy się każdy grosz. Dodatkowo masz powód, by założyć profil zaufany ePUAP, który przyda Ci się w przyszłości. Stąd gorąco Ci polecam tę formę założenia własnej spółki, o ile tylko uznasz taką typową, uniwersalną umowę za wystarczającą na potrzeby Twojej działalności. W przeciwnym razie skorzystaj z pomocy profesjonalisty, bo na dłuższą metę odpowiednie postanowienia umowy spółki mogą okazać się kluczowe, zwłaszcza gdy spółka osiąga duże przychody lub wspólnicy chcą podzielić się zakresem obowiązków.

Udanego weekendu Ci życzę i wielu sukcesów biznesowych na nowej drodze „przedsiębiorczego” życia!