Oznaczanie pism spółki – pod rygorem grzywny

Jak może czytałeś w zakładce o blogu, moją osobistą misją jest podnoszenie świadomości prawnej przedsiębiorców i pokazywanie im, jak prawidłowo prowadzić działalność gospodarczą z uwzględnieniem obowiązków określonych przepisami prawa. Staram się przekazywać klientom dobre praktyki, a dzięki blogowi mogę to robić na szerszą skalę. Dziś chciałbym opowiedzieć Ci o informacjach, jakie zgodnie z prawem powinieneś zamieszczać w większości dokumentów swojej spółki. Nie tylko dlatego, że za brak ich podawania grozi grzywna do 5 000 zł, lecz również dla wiarygodności w oczach osób, z którymi współpracujesz.

Na spółkach wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS (ale też na spółkach cywilnych, których tam nie znajdziemy, jak i na niektórych innych podmiotach) ciążą pewne minimalne obowiązki informacyjne w zakresie pism papierowych i elektronicznych wymienianych z kontrahentami i klientami.

Przepisy dotyczące informacji, jakie powinny znaleźć się w pismach spółki, rozsiane są po kilku różnych ustawach, i choć w większości się pokrywają, to oczywiście zdarzają się istotne wyjątki. Poniżej wyjaśnię Ci co i jak, żebyś mógł prawidłowo oznaczać swoje pisma.

Kodeks spółek handlowych wskazuje, że każda spółka kapitałowa (a więc spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna) oraz spółka komandytowo-akcyjna, powinny w swoich wszelkich pismach i zamówieniach handlowych, a także na stronie internetowej spółki, podawać następujące dane:

  1. firmę spółki, jej siedzibę i adres – przez firmę należy oczywiście rozumieć to, co potocznie określa się „nazwą firmy”, a przez siedzibę miejscowość, w której ma siedzibę zarząd spółki,

  2. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru – chodzi o sąd rejestrowy, w którym zarejestrowałeś spółkę i „numer KRS”, jaki został jej przydzielony.

  3. numer identyfikacji podatkowej (NIP)

  4. wysokość kapitału zakładowego – przy spółce akcyjnej i spółce komandytowo-akcyjnej trzeba również podać, w jakiej wysokości kapitał zakładowy został faktycznie wpłacony (na ogół będzie to kwota identyczna z wysokością kapitału zakładowego). Nieco inaczej jest ze spółką z o.o., której umowę zawarto przy wykorzystaniu tzw. „wzorca umowy” – do czasu pokrycia kapitału zakładowego należy dodatkowo podawać, że wkłady na kapitał nie zostały wniesione.

Przez pisma i zamówienia handlowe należy rozumieć m. in. faktury, noty księgowe, pisma reklamacyjne, umowy, a nawet e-maile służbowe.

Natomiast w przypadku spółek osobowych oraz innych podmiotów wpisanych do KRS (np. stowarzyszeń i fundacji) powinny one w swoich pismach kierowanych do oznaczonych adresatów (a więc wskazanych z nazwy, imienia i nazwiska itp.) podawać:

  1. firmę lub nazwę

  2. oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności

  3. siedzibę i adres

  4. numer identyfikacji podatkowej (NIP)

  5. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja rejestrowa podmiotu oraz numer, pod którym jest on wpisany do rejestru

Powyższe wyliczenie wynika z ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Przy czym przepis pozwala spółkom osobowym (i tylko im) nie podawać ww. informacji w pismach kierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych. Chodzi tu o kontakty ciągłe lub powtarzalne, będące przeciwieństwem kontaktów sporadycznych.

Z przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wynika zaś obowiązek posługiwania się przez każdego przedsiębiorcę (wpisanego do KRS, ale też do CEIDG) numerem NIP w obrocie prawnym i gospodarczym, zwłaszcza w kontaktach z urzędami. Ta sama ustawa przewiduje też obowiązek podawania w reklamach i ofertach każdego przedsiębiorcy jego firmę, NIP, siedzibę i adres.

W praktyce więc, aby uniknąć ryzyka pominięcia jakiejś informacji, warto nie rozgraniczać ofert od umów etc. – tylko po prostu we wszystkich pismach papierowych i elektronicznych każdej spółki podawać co najmniej: firmę, siedzibę i adres, oznaczenie sądu i numer KRS, NIP, oraz kapitał zakładowy. Warto umieścić ww. dane na papierze firmowym, w stopce wiadomości e-mail, lub na firmowej pieczątce.

Jeżeli informacji tych jednak zabraknie – sąd rejestrowy może nałożyć na osoby odpowiedzialne (na ogół zarząd) grzywnę w wysokości do 5 000 zł. Prof. Andrzej Kidyba w swoim komentarzu wskazuje również na ryzyko jednoczesnego popełnienia czynu zabronionego, polegającego na przedstawianiu nieprawdziwych danych, za co grozi nawet kara pozbawienia wolności do lat 2. Jednak z różnych względów trudno zgodzić się z taką interpretacją przepisów, i co do zasady nie znajduje ona potwierdzenia u innych komentatorów.

Be First to Comment

Korzystając z możliwości komentowania wpisów na blogu przekazujesz kancelarii Krzysztof Kozłowski Kancelaria Radcy Prawnego (administrator danych osobowych), adres: ul. Chmielna 2/31, 00-020 Warszawa (dalej: "Kancelaria") swoje dane osobowe, w tym pseudonim, adres e-mail, numer IP, ewentualnie adres strony internetowej. Podanie wszystkich danych jest całkowicie dobrowolne, jednak brak ich wskazania uniemożliwi publikację Twojego komentarza i Twój udział w dyskusji toczącej się pod wpisem na blogu. Celem przetwarzania danych będzie wyłącznie publikacja Twojego komentarza i udzielenie na niego ewentualnej odpowiedzi. Twoje dane nie będą nikomu przekazywane z wyjątkiem firm współpracujących z Kancelarią i tylko w niezbędnym zakresie (obsługa informatyczna bloga i poczty elektronicznej). Dane będą przechowywane tak długo, jak długo Twój komentarz będzie znajdował się na stronie. Zawsze możesz zwrócić się do Kancelarii o usunięcie Twojego komentarza i danych osobowych. Masz prawo do żądania dostępu do danych, ich sprostowania lub usunięcia, jak również do wniesienia sprzeciwu, ograniczenia przetwarzania i do przenoszenia danych. W tym celu skontaktuj się z Kancelarią (krzysztof.kozlowski@oirpwarszawa.pl, tel. 781 781 229). Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO). Jeżeli uznasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z prawem możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.