Podpisy członków zarządu – kiedy powinni podpisać się wszyscy?

Każdy kto miał do czynienia z wnioskami składanymi przez spółkę do Krajowego Rejestru Sądowego z pewnością nie raz zastanawiał się, kto powinien podpisać i które z dokumentów wymaganych przez prawo. Jeżeli spółka ma profesjonalnego pełnomocnika, to sprawa jest nieco prostsza, bo niezależnie od tego, jakie zasady reprezentacji przyjęła spółka, większość pism składanych do sądu podpisuje po prostu radca prawny lub adwokat. Ale czy wszystkie? Otóż nie. A jeżeli spółka nie korzysta z pomocy pełnomocnika, to czy konkretne dokumenty powinien podpisać zarząd spółki zgodnie z zasadami reprezentacji, czy może cały zarząd, niezależnie od tych zasad? W gąszczu przepisów łatwo się pomylić, a każda pomyłka skutkuje wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych. A tym samym opóźnia zarejestrowanie spółki bądź zmian w rejestrze co najmniej o kilka tygodni. Warto tego uniknąć – dlatego zapraszam do lektury dzisiejszego wpisu.

Niektórym wydaje się że postępowanie rejestrowe w zakresie Krajowego Rejestru Sądowego jest proste. I w pewnym sensie mają rację, bo wnioski składa się na formularzach, a objęte nimi czynności są często powtarzalne, związane z bieżącymi zdarzeniami prawnymi w życiu spółki, takimi jak zmiana zarządu czy złożenie sprawozdania finansowego. Z drugiej strony jednak postępowanie rejestrowe jest wysoce sformalizowane i łatwo w nim popełnić błąd. Każdy zaś brakujący załącznik, źle wyliczona opłata sądowa, podpis nieprawidłowej osoby pod dokumentem, nie dochowanie terminu, źle wypełniony formularz (wystarczy jedna źle wypełniona rubryka!) lub niewłaściwe wskazany sąd – wszystko to może opóźnić lub wręcz uniemożliwić dokonanie zmiany w rejestrze. I pół biedy, gdy zmiana ma charakter deklaratoryjny, gorzej gdy jest zmianą konstytutywną, a spółce bardzo zależy na czasie – na przykład na zmianie umowy spółki lub podwyższeniu kapitału zakładowego (o deklaratoryjnych i konstytutywnych wpisach oraz różnicach między nimi pisałem tutaj). Jak więc widzisz, czasem po prostu lepiej zlecić wszystko fachowcowi, który zajmie się sprawą od A do Z i skutecznie (oraz terminowo) dokona odpowiednich zmian w rejestrze przedsiębiorców czy rejestrze stowarzyszeń i innych podmiotów.

Ale dziś nie o postępowaniu rejestrowym w ogólności, lecz o podpisach zarządu, składanych pod różnymi dokumentami, jakie w tym postępowaniu występują i stanowią wymagane załączniki do wniosków do KRS. Niniejszy artykuł dotyczy wymogów określonych przepisami Kodeksu spółek handlowych, ale musisz pamiętać, że różne inne ustawy także określają, kiedy pod danym pismem podpisy powinien złożyć cały zarząd (przykładowo ustawa o rachunkowości wymaga tego wobec sprawozdań finansowych).

Zasadą jest, że podpisy zarządu pod dokumentami wystawionymi przez spółkę, są składane zgodnie z zasadami reprezentacji przyjętymi w danej spółce. Co to oznacza? Przykładowo, jeżeli spółka ma trzyosobowy zarząd, a przyjęte w umowie spółki zasady reprezentacji uprawniają do składania oświadczeń woli dwóch członków zarządu działających łącznie – to co do zasady wszelkie dokumenty (w tym pisma i wnioski w postępowaniach sądowych) będzie mogło podpisać dowolnych dwóch członków tego zarządu. Przepisy wskazują, że wymóg podpisania dokumentu przez wszystkich członków zarządu jest sytuacją wyjątkową i ma zastosowanie tylko wtedy, gdy dany przepis wprost wymaga podpisów wszystkich członków. Nie można więc takiego obowiązku domniemywać ani interpretować przepisów rozszerzająco, by wyprowadzić z nich taki właśnie warunek. Zapamiętaj więc, że z zasady najważniejsze są zasady reprezentacji panujące w spółce, a obowiązek złożenia podpisów przez cały zarząd musi wynikać bezpośrednio z przepisu ustawy (albo wyraźnego postanowienia zawartego w umowie spółki).

Na gruncie Kodeksu spółek handlowych przewidziano kilka takich szczególnych sytuacji, w których faktycznie podpisy musi złożyć cały zarząd, niezależnie od tego, ilu członków liczy ten organ spółki, ani jak podzielili oni wewnętrznie swoje obowiązki. W każdym przypadku są to sytuacje doniosłe dla samej spółki lub jej wspólników i dlatego też prawo stawia większe wymogi w zakresie podpisów. Wskazane dalej przypadki dotyczą zarówno spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jak i spółki akcyjnej, a więc wszystkich rodzajów spółek kapitałowych, jakie znane są polskiemu ustawodawstwu.

Po pierwsze, wszyscy członkowie zarządu muszą podpisać wniosek o wpis spółki do rejestru. Jest to szczególny wniosek, ponieważ obejmuje on wszystkie istotne informacje o nowo tworzonej spółce i podpisanie go przez wszystkich członków zarządu stanowi potwierdzenie tych informacji, swego rodzaju poświadczenie wiarygodności nowej spółki.

Po drugie, wszyscy członkowie zarządu muszą złożyć wspólne oświadczenie, że wkłady na kapitał zakładowy spółki zostały w całości wniesione przez wszystkich wspólników spółki (lub też, że wpłaty zostały dokonane zgodnie z prawem, jak stanowi ustawa w zakresie spółki akcyjnej). Powyższe ma zagwarantować, że wspólnicy faktycznie wpłacili kapitał podstawowy spółki i że posiada ona środki operacyjne, będące też pewnym zabezpieczeniem interesów innych uczestników obrotu. Ten sam wymóg podpisu przez wszystkich członków zarządu ma też zastosowanie do sytuacji podwyższenia kapitału zakładowego w spółce – wówczas cały zarząd swoim podpisem zaświadcza, że wkłady na podwyższony kapitał zostały w całości wniesione.

W końcu, jednocześnie ze zgłoszeniem spółki do rejestru oraz w przypadku każdej zmiany wspólników, należy złożyć do sądu rejestrowego podpisaną przez cały zarząd aktualną listę wspólników wraz z podstawowymi danymi ich dotyczącymi (m.in. liczbą posiadanych udziałów). Powyższe dotyczy wyłącznie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, ponieważ skład akcjonariuszy spółki akcyjnej z założenia jest bardziej płynny, a tym samym informacji o nim nie składa się do sądu rejestrowego i nie uwidacznia w odpisach z Krajowego Rejestru Sądowego.

Mam nadzieję, że po lekturze dzisiejszego wpisu będziesz wiedział, kiedy cały zarząd powinien zebrać się i podpisać dokument wystawiony przez spółkę. A przynajmniej – że zapamiętasz adres tego bloga i w razie czego będziesz mógł zawsze tu zajrzeć i sprawdzić co i jak 🙂

Pozdrawiam Cię serdecznie!

PS O KRS pisałem również tutaj, wyjaśniając czym różni się zmiana adresu od zmiany siedziby spółki.

Be First to Comment

Korzystając z możliwości komentowania wpisów na blogu przekazujesz kancelarii Krzysztof Kozłowski Kancelaria Radcy Prawnego (administrator danych osobowych), adres: ul. Chmielna 2/31, 00-020 Warszawa (dalej: "Kancelaria") swoje dane osobowe, w tym pseudonim, adres e-mail, numer IP, ewentualnie adres strony internetowej. Podanie wszystkich danych jest całkowicie dobrowolne, jednak brak ich wskazania uniemożliwi publikację Twojego komentarza i Twój udział w dyskusji toczącej się pod wpisem na blogu. Celem przetwarzania danych będzie wyłącznie publikacja Twojego komentarza i udzielenie na niego ewentualnej odpowiedzi. Twoje dane nie będą nikomu przekazywane z wyjątkiem firm współpracujących z Kancelarią i tylko w niezbędnym zakresie (obsługa informatyczna bloga i poczty elektronicznej). Dane będą przechowywane tak długo, jak długo Twój komentarz będzie znajdował się na stronie. Zawsze możesz zwrócić się do Kancelarii o usunięcie Twojego komentarza i danych osobowych. Masz prawo do żądania dostępu do danych, ich sprostowania lub usunięcia, jak również do wniesienia sprzeciwu, ograniczenia przetwarzania i do przenoszenia danych. W tym celu skontaktuj się z Kancelarią (krzysztof.kozlowski@oirpwarszawa.pl, tel. 781 781 229). Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO). Jeżeli uznasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z prawem możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.