Sprawozdanie finansowe spółki cz. I – terminy

W poprzednim wpisie, poświęconym konsekwencjom odbycia zgromadzenia wspólników po terminie, wspomniałem o sprawozdaniach finansowych spółki. Nie bez powodu, ponieważ jedną z podstawowych spraw, podejmowanych w czasie zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki, jest rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy. Jest to niezbędny punkt corocznego zgromadzenia wspólników wszystkich spółek prawa handlowego (osobowych i kapitałowych), wymagany przez prawo.

Nie przeprowadzenie zgromadzenia wspólników w terminie powoduje automatycznie, że spółka narusza również przepisy dotyczące obowiązków związanych ze sprawozdaniami finansowymi. Jest to jednak temat na tyle obszerny, iż wymaga odrębnych wpisów. Dziś pierwszy z nich – o terminach, jakie wiążą się ze sprawozdaniami finansowymi spółek. Kolejny będzie poświęcony odpowiedzialności za naruszenie obowiązków związanych ze sprawozdaniami. Temat jest z pogranicza rachunkowości i podatków, a więc wymaga nieco skupienia – przy czym warto poświęcić mu chwilę, bo dotyczy niemalże każdej spółki, również Twojej.

Przechodząc do rzeczy, ustawa o rachunkowości stanowi, że rachunkowość jednostki (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) obejmuje m.in. poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa. Już na pierwszy rzut oka widać, że obowiązków związanych ze sprawozdaniami finansowymi jest wiele. Na dziś uwierz mi również, że za ich naruszenie grożą dotkliwe sankcje, o których wkrótce napiszę.

Poddawanie sprawozdań badaniu (przez biegłego rewidenta) nie dotyczy większości spółek, podobnie jak sporządzanie skonsolidowanych sprawozdań finansowych, stąd we wpisie skoncentruję się na pozostałych obowiązkach.

Po pierwsze więc, sprawozdanie finansowe należy sporządzić, i zrobić to w określonym terminie. Sprawozdanie sporządza się „na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (…) oraz na inny dzień bilansowy”. Co to oznacza w praktyce? Ustawa określa wiele momentów, kiedy trzeba sporządzać sprawozdania, ale do najczęstszych należy dzień kończący rok obrotowy. O roku obrotowym pisałem już tutaj, ale przypomnę, że rok obrotowy zazwyczaj jest określony w umowie spółki i zazwyczaj odpowiada rokowi kalendarzowemu (w dalszej części wpisu przyjmuję taką właśnie sytuację i według niej liczę terminy). Ponieważ ustawa mówi, że księgi rachunkowe należy zamknąć najpóźniej w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, to w praktyce mamy 3 miesiące od końca roku na zamknięcie ksiąg rachunkowych i sporządzenie sprawozdania finansowego spółki.

Wystarczy, że zapamiętasz jedno – na ogół sprawozdanie finansowe spółki należy sporządzić do końca marca kolejnego roku kalendarzowego. Kolejnego, ponieważ sprawozdanie finansowe dotyczy minionego roku, np. roku 2015, a więc sprawozdanie za 2015 rok należy sporządzić w terminie do końca marca 2016 r.

W porządku, wiemy już do kiedy musi powstać i zostać podpisane gotowe sprawozdanie. Następnie sprawozdanie należy przedstawić organom spółki, zgodnie z przepisami prawa i postanowieniami umowy spółki lub jej statutu (który też jest umową spółki, ale przy spółkach akcyjnych posługujemy się nazwą „statut”). Takim organem zazwyczaj jest rada nadzorcza spółki oraz jej wspólnicy (lub akcjonariusze).

Sprawozdanie finansowe należy również zatwierdzić, w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, co w praktyce zazwyczaj oznacza termin do końca czerwca kolejnego roku. Czyli sprawozdanie finansowe za 2015 rok powinno zostać zatwierdzone w terminie do końca czerwca 2016 r. Jak już wiesz z tego wpisu, jest to również termin na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników, które powinno zająć się rozpatrzeniem i zatwierdzeniem sprawozdania. Zbieżność terminów nie jest więc przypadkowa 😉

Jeszcze przed odbyciem zgromadzenia i zatwierdzeniem sprawozdania, najpóźniej na 15 dni przed terminem zgromadzenia, sprawozdanie finansowe należy udostępnić wspólnikom spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i akcjonariuszom spółki akcyjnej.

Z kolei już po zatwierdzeniu sprawozdania, kierownik jednostki (w spółce będzie nim zazwyczaj zarząd spółki) zobowiązany jest do złożenia do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdania finansowego z odpisem uchwały zatwierdzającej sprawozdanie oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty. Złożenie dokumentów następuje na specjalnym urzędowym formularzu w sądzie rejestrowym właściwym dla spółki. Na złożenie sprawozdania do sądu spółka ma 15 dni liczonych od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Zakładając więc, że zgromadzenie odbyło się w ostatnim możliwym momencie, sprawozdanie powinno zostać złożone w sądzie w terminie do 15 lipca kolejnego roku, np. 15 lipca 2016 r.

Sprawozdanie finansowe wraz z odpisem uchwały zatwierdzającej to sprawozdanie należy złożyć także w Urzędzie Skarbowym spółki, w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Jak więc widzisz, na spółkach prawa handlowego spoczywa wiele obowiązków księgowo-rachunkowych, których dopilnowanie wymaga czasu i skrupulatności, a przy tym wiedzy – jak zrobić to prawidłowo i zgodnie z prawem. Gdy to się nie uda, grożą Ci poważne sankcje, o których napiszę niebawem. Z powodu obszerności wpisu nie wspomniałem w nim o sprawozdaniach z działalności jednostki, które co do zasady należy sporządzać i składać razem ze sprawozdaniami finansowymi. Ale i na to przyjdzie czas 🙂

Be First to Comment

Zostaw komentarz